Finanzantrag

Der StuRa hat finanzielle Budgets für interne Ausgaben in seinem Haushalt eingeplant. Referate, Arbeitsgemeinschaften und weitere Institutionen des StuRa können daher ihre Anschaffungen, Veranstaltungen, Maßnahmen und Projekte vom StuRa finanzieren lassen. (interner Finanzantrag).

Der StuRa hat auch ein finanzielles Budget für externe Projekte in seinem Haushalt eingeplant. Hochschulgruppen und beliebige Studierende können daher ihre Anschaffungen, Veranstaltungen und Projekte vom StuRa fördern lassen. (externer Finanzantrag bzw. Projektförderung). Die Förderung erfolgt dabei grundsätzlich als sogenannte Fehlbedarfsfinanzierung. Das bedeutet, dass nicht eine feste Summe an den*die Antragsteller*in ausgezahlt wird, sondern erst in der nachträglichen Abrechnung festgestellt wird, welche Ausgaben tatsächlich angefallen sind, wie hoch sie tatsächlich waren, und in wie weit sie nicht durch andere Einnahmen (als den Förderbetrag des StuRa) gedeckt sind. Das bedeutet auch, dass eine Auszahlung des Geldes nicht vor oder im laufenden Projekt, sondern erst nach der erfolgreichen Abrechnung erfolgt.

Nur ein*e Studierende*r der Technischen Universität Dresden kann einen Finanzantrag stellen (= Antragsteller*in). Dies muss auf Nachfrage von dem*der Antragsteller*in nachgeweisen werden können. Referate, (Hochschul-)Gruppen, Institutionen, Körperschaften, Gremien dürfen (aus rein formaler Sicht) keine Antragsteller*innen sein.

Inhaltsverzeichnis

• Vorbereiten
  • An welches Gremium soll ein Finanzantrag gestellt werden?
  • Bis wann muss ein Finanzantrag eingereicht sein?
  • Wie genau wird ein Finanzantrag eingereicht?
    • 1. per E-Mail
    • und 2. in Papierform
    • Warum ist das fristgerechte Einreichen der Papierversion notwendig?
• Vorläufigkeit eines beschlossenen Finanzantrags und dessen Auswirkung
• Nötige Angaben
• Nötige Unterlagen
• Finanzantragsformular
  • Allgemeine Informationen
• Kalkulation
  • Ausgabenkalkulation
  • Einnahmenkalkulation
• Vergabeverfahren
  • verschiedene Anbieter*innen
  • vergleichbare Angebote
  • Was tun, wenn nur 1 oder 2 Angebote vorhanden sind?
• Angebotseinholungsformular
  • Leistungsbeschreibung
  • optional: Zuschlagkriterien
  • Auflistung der Angebote
  • Zuschlagbegründung und ggf. weitere Begründungen
• Angebotsbelege
  • Formen
  • Nötige Angaben
  • vollständiger Gesamtpreis
• Anfrage an einen Referenten/eine Referentin

Vorbereiten

Der Vorbereitung des (zu fördernden) Projektes ist allgemein ausreichend Zeit zu widmen um den eigenen Wünschen gerecht zu werden. Der Vorbereitung des Finanzantrages im/an den StuRa ist speziell ausreichend Zeit zu widmen, um den Ablauf im StuRa möglichst reibungslos zu bewältigen und nachher nicht negativ überrascht zu werden.

Voraussetzung für die Vorbereitung eines Finanzantrages ist, dass ausreichend geplant wurde. (Bei komplexen Projekten bzw. großen Veranstaltungen sollte durchaus ein kurzes Konzept bzw. eine Zusammenfassung geschrieben werden.) Die Planung und Vorbereitung muss je nach Größe des Projektes bzw. der Veranstaltung mindestens einige Monate vorher (mindestens 2 Monate vorher) bis zu einem Jahr vorher stattfinden.

Es soll klar sein:

• allgemein
  • Wie war es letztes Mal?
  • Wenn kann ich fragen?
  • Wer muss bei der Planung und/oder der Durchführung mit einbezogen werden?
  • Bis wann muss was erledigt sein?
    • Beachte dabei die Antragsfristen der Gremien des StuRa und ggf. der weiteren Förderer*innen
  • Bis wann muss was da sein?
    • Beachte dabei die Vorläufigkeit von beschlossenen Finanzanträgen und dessen Auswirkung.
  • Wenn kann ich neben dem StuRa für eine finanziellen Förderung oder Sach-Förderung anfragen?
     
• bei Anschaffungen
  • Wozu soll das angeschafft werden?
  • Wie soll das eingesetzt werden?
  • Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
  • Wie viel soll angeschaft werden?
     
• bei Veranstaltungen
  • Warum soll die Veranstaltung stattfinden? (Zweck)
  • Für wen soll die Veranstaltung da sein? (Zielgruppe)
  • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Wo soll die Veranstaltung stattfinden? oder allgemeiner: In welchem Rahmen soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Wer soll die Veranstaltung durchführen? (Durchführende)
  • Wie soll die Veranstaltung ablaufen?
  • Was soll auf der Veranstaltung gezeigt oder diskutiert werden?
  • Wer soll auf der Veranstaltung auftreten?

Nachdem diese Fragen geklärt sind, kann angefangen werden, den Finanzantrag für den StuRa zusammenzustellen. Dabei muss gewissenhaft vorgegangen werden. Grundsätzlich fallen dann diese Tätigkeiten (vorzugsweise in dieser Reihenfolge) an:

1. empfehlenswert: Erstellen der ersten, groben, geschätzten Kalkulation mit Ausgabeposten und Einnahmeposten
2. für alle Ausgabeposten, die geschätzt mit mehr als 200 € (neue Grenze) veranschlagt werden:
   1. gewissenhaftes Erstellen der Leistungsbeschreibung im Angebotseinholungsformular
3. Recherchieren von geeigneten Angeboten, Kontakt mit möglichen Anbieter*innen (falls noch nicht erfolgt)
4. für alle Ausgabeposten, die geschätzt mit mehr als 200 € (neue Grenze) veranschlagt werden:
   1. Sammeln der nötigen Angebote als Angebotsbelege. Alle Angebote müssen geeignet, vergleichbar und aussagekräftig sein.
      • Tipp: Die Anbieter*innen sollten um ein schriftliches Angebot gebeten werden.
      • ggf. Ermitteln des vollständigen Gesamtpreises des Angebotsbeleges
      • ggf. Hinzufügen von Vermerken auf bzw. zu den Angebotsbelegen, damit alle erforderlichen Informationen ersichtlich sind
   2. Vergleichen der Angebote und Auswählen eines der Angebote
   3. gewissenhaftes, weiteres Ausfüllen des Angebotseinholungsformulars mit Begründung der Auswahl
5. Überarbeiten der Kalkulation unter Berücksichtigung der vollständigen Gesamtpreise der ausgewählten Angebote
6. bei externen Finanzanträgen: Klären wie und wer die Ausgaben erstmal zum Ende der Abrechnung ausgelegt (ggf. auch bei internen Finanzanträgen)
7. gewissenhaftes Ausfüllen des Finanzantragsformulars
8. optional: Schreiben einer Beschreibung und/oder Begründung auf einem Beiblatt
9. Bestimmen des*der Antragsteller*in
   • Wie eingangs beschrieben können nur Studierende der Technischen Universität Dresden Antragsteller*innen sein.
   • Der*Die Antragsteller*in soll auch später die Abrechnung vorbereiten und begleiten.
10. Herausfinden des Gremiums, welches den Finanzantrag behandelt, und dessen Antragsfrist
11. fristgerechtes Versenden der Antrags-E-Mail an das behandelnde Gremium
12. Warten auf Aufforderungen zur Nachbesserung
13. ggf. Nachbessern des Finanzantrages und Nachsenden fehlender Unterlagen
14. fristgerechtes Einreichen des Finanzantrages in Papierform
15. Vorbereiten auf die Sitzung in der der Finanzantrag behandelt wird

Der*Die Antragsteller*in muss den Antrag anschließend auf der Sitzung des behandelnden Gremiums vorstellen, vertreten und verteidigen. Er*Sie sollte sich darauf vorbereiten auf Fragen kompetent zu antworten.

An welches Gremium soll ein Finanzantrag gestellt werden?

In welchem Gremium des StuRa ein Finanzantrag behandelt werden soll, hängt im Wesentlichen davon ab, woher der*die Antragsteller*in stammt bzw. in wessen Auftrag er*sie den Finanzantrag stellt.

Der Finanzantrag einer Hochschulgruppe (HSG) soll im Förderausschuss behandelt werden. (sog. externer Finanzantrag)

Der Finanzantrag eines Referates des StuRa (allgemeiner der Exekutive) soll von der Geschäftsführung behandelt werden. (sog. interner Finanzantrag)

Der Finanzantrag einer Arbeitsgemeinschaft des StuRa (AG) ohne eigene Budgethoheit soll von der Geschäftsführung behandelt werden.

Der Finanzantrag eines*einer beliebigen Studierenden der TU Dresden soll im Förderausschuss behandelt werden. (sog. externer Finanzantrag)

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass ein großer Finanzantrag – das heißt mit einer Antragssumme größer als 2.500 € (grobe Einschätzung, keine feste Grenze!) – oft vom jeweiligen „vorgelagerten“ Gremium in das Plenum vertagt werden. Es ist dennoch auch in diesen Fällen sinnvoll einen solch großen Finanzantrag zunächst im jeweiligen „vorgelagerten“ Gremium zu behandeln, um eine erste, tiefergende Diskussion mit dem Finanzantrag zu ermöglichen und Details zu klären und gegebenfalls eine Beschlussempfehlung an das Plenum abzugeben.

Im sehr dringenden Ausnahmefall kann ein Finanzantrag auch direkt im Plenum behandelt werden. Dafür muss sich der*die Antragsteller*in an den Sitzungsvorstand wenden.

Der Finanzantrag einer Arbeitsgemeinschaft des StuRa (AG) mit eigener Budgethoheit (insbesondere der tuuwi und AG DSN) wird von der Arbeitsgemeinschaft selbst nach ihren eigenen Organisations-Regeln behandelt und beschlossen. Da aber alle Arbeitsgemeinschaften Teil des StuRa sind, gelten für alle Finanzanträge von allen Arbeitsgemeinschaften die gleichen formalen Regeln (wie auf dieser Seite erläutert) genauso.

Bis wann muss ein Finanzantrag eingereicht sein?

Die Antragsfristen unterscheiden sich zwischen den Gremien! Jedes Gremium legt die Antragsfrist für sich selbst fest. Die jeweilige konkrete Antragsfrist ist auf der Seite des jeweiligen Gremiums ersichtlich.

Im Allgemeinen sollte ein Finanzantrag eher früher eingereicht werden. So kann der Finanzantrag zeitiger geprüft werden und das Ergebnis der Prüfung dem*der Antragsteller*in zeitiger mit den konkreten Auforderungen zu Nachreichungen und Nachbesserungen übermittelt werden.

Um kurzfristige Aufforderungen zu Nachreichungen und Nachbesserungen zu vermeiden, sollte sich der*die Antragsteller*in ca. 2 Wochen vor der Einreichung des Finanzantrages an das Gremium vom Referat Finanzen & Projektförderung beraten lassen !

Wie genau wird ein Finanzantrag eingereicht?

Ein Finanzantrag ist auf zwei Weisen – jeweils vor Beginn der Sitzung des Gremiums – wie folgt einzureichen:

1. per E-Mail

• mit allen nötigen Angaben (Antragstitel, Antragsteller*in, Antragstext, ...) direkt im E-Mail-Text
• mit allen Unterlagen (Finanzantragsformular, ggf. Beiblätter, ggf. Angebotseinholungsformulare & Angebotsbelege, ... ) als Anhang
  • Das Finanzantragsformular muss unterschrieben sein. Dies kann sein
    • eine digitale Unterschrift mittels eines Zertifikates, oder
    • eine digitale Form der handschriftlichen Unterschrift, oder
    • Das Finanzantragsformular wird auf Papier ausgedruckt, dann handschriftlich mit einem dokumentenechten Stift unterschrieben und dann eingesannt oder fotografiert. (Bei Foto bitte auch die nicht unterschriebene Version im PDF-Format beifügen)

Bitte alle Dateien aussagekräftig und wie folgt benennen (Dateinamen): (Dies erleichtert uns die Arbeit. Danke!)

• Bitte in den Dateinamen Leerzeichen durch Unterstriche ersetzen
• Bitte in den Dateinamen der Angebotseinholungsformulare und Angebotsbelege die Nummer des Ausgabepostens nach der Ausgabenkalkulation voranstellen.
• Bitte in den Dateinamen der Angebotsbelege auch kleine Buchstaben in der Reihenfolge im Angebotseinholungsformular voranstellen.
• Beispiel: In der Kalkulation gibt es einen Ausgabeposten names „Postenname“ mit der Nummer 5 in der Ausgabenkalkulation. Die Reihenfolge der Angebotsbelege ergibt sich aus dem Angebotseinholungsformular.
  • Angebots-Einholungs-Formular (AEF): „5_AEF_Postenname“
  • 1. Angebotsbeleg von „Ängler“: „5a_Angebot_Ängler“
  • 2. Angebotsbeleg von „Gauß“: „5b_Angebot_Gauß“
  • 3. Angebotsbeleg von „Černá“: „5c_Angebot_Černá“

Wir nehmen auch zip-Archive entgegen.

und 2. in Papierform

• das Finanzantragsformular, und ggf. alle Beiblätter und ggf. alle Angebotseinholungsformulare & Angebotsbelege ausgedruckt
• Das Finanzantragsformular muss unterschrieben sein. Dies muss eine handschriftliche Unterschrift mit einem dokumentenechten Stift sein.
• Bitte alles in einen Briefumschlag stecken und den Briefumschlag verschließen. Bitte das Gremium, welches den Finanzantrag behandeln soll, sowie dessen Sitzungsdatum auf dem Briefumschlag angeben.
• entweder einfach mit der Post verschicken
• oder einfach in den Briefkasten der StuRa-Baracke (Link zum Campus Navigator) am Südeingang (Eingang B) werfen

Bitte alle Unterlagen wie folgt sortieren: (Dies erleichtert uns die Arbeit. Danke!)

1. Finanzantragsformular
2. etwaige separate Kalkulation
3. etwaige Beiblätter
4. Unterlagen zu den Ausgabeposten, für welche ein Vergabeverfahren durchgeführt wurde, in der Reihenfolge der Ausgabeposten in der Ausgabenkalkulation:
   1. Angebotseinholungsformular zu dem Ausgabeposten
   2. alle Angebotsbelege zu dem Ausgabeposten in der Reihenfolge im Angebotseinholungsformular
5. etwaige Kopien von Zuwendungsbescheiden/Förderbescheiden der anderen Förderer*innen

Vorläufigkeit eines beschlossenen Finanzantrags und dessen Auswirkung

Erst ab einschließlich einem bestimmten Stichtag in einiger zeitlicher Entfernung nach der Sitzung auf der der Finanzantrag annehmend beschlossen wurde, ist dieser Finanzantrag vollziehbar. Das bedeutet Buchungen, Reservierungen, Bestellungen, Abschlüsse von Verträgen, Annahmen von Angeboten, verbindliche Zusagen, Zahlungen, und Ähnliches – jeweils auch bei kostenloser Stornierung – (= Verbindlichkeiten) sind erst ab einschließlich diesem Stichtag erlaubt.

Wenn der Förderausschuss am Donnerstag (= Tag 1) einen Finanzantrag annehmend beschließt und am Donnerstag in der nächsten Woche eine Plenumssitzung sein wird, dann ist dieser Stichtag voraussichtlich der Freitag 8 Tage später (= Tag 9).

Wenn die Geschäftsführung am Montag (= Tag 1) einen Finanzantrag annehmend beschließt und am Donnerstag der selben Woche einen Plenumssitzung sein wird, dann ist dieser Stichtag voraussichtlich der Freitag 4 Tage später (= Tag 5).

Wenn die Geschäftsführung am Montag (= Tag 1) einen Finanzantrag annehmend beschließt und am Donnerstag der nächsten Woche einen Plenumssitzung sein wird, dann ist dieser Stichtag voraussichtlich der Freitag 11 Tage später (= Tag 12).

Falls die nächste Plenumssitzung leider nicht beschlussfähig sein sollte oder die Protokolle der Geschäftführung bzw. des Förderausschusses nicht behandelt werden konnten, dann verlängert sich dieser Stichtag auf den Freitag nach der übernächsten Plenumssitzung – also in der Vorlesungszeit um weitere 14 Tage; in der vorlesungsfreien Zeit um noch mehr Tage.

Wenn das Plenum am Donnerstag (= Tag 1) einen Finanzantrag annimmt, dann ist dieser Stichtag der Freitag direkt danach 1 Tag später (= Tag 2).

Diese Vorläufigkeits-Regelung gilt nicht für Finanzanträge von Arbeitsgemeinschaften des StuRa (AG) mit eigener Budgethoheit (insbesondere der tuuwi und AG DSN). Wenn die eigenen Organisations-Regeln der Arbeitsgemeinschaft nichts Anderes bestimmen, dürfen zu Finanzanträgen dieser Arbeitsgemeinschaften unverzüglich nach annehmenden Beschluss dieser Finanzanträge bzw. Finanzbeschlüsse Ausgaben getätigt werden bzw. Verbindlichkeiten eingegangen werden.

Nötige Angaben

Zu einem Finanzantrag müssen – und direkt im E-Mail-Text entsprechend gekennzeichnet – die folgenden 5 Angaben gemacht werden:

1. Antragstitel: Überschrift des Finanzantrages

• kurz, aber eindeutig
• bitte als Betreff angeben mit „FA “ vorangestellt

2. Gremium in dem der Finanzantrag behandelt werden soll

• ergibt sich meist aus der Anrede
• (zur Sicherstellung der richtigen Zuordnung, da Finanzanträge an das Plenum und den Förderausschuss an die selbe E-Mail-Adresse gesendet werden sollen.)

3. Antragsteller*in

vollständiger Vorname und Nachname des*der Studierenden, der*die den Finanzantrag stellt bzw. vertritt

• optional: Name der Gruppe/Institution/Körperschaft/Gremium in dessen Auftrag/auf dessen Wunsch hin der*die Antragsteller*in den Finanzantrag stellt bzw. vertritt.
• optional: Funktion/Rolle des*der Antragsteller*in innerhalb des StuRa oder innerhalb der Gruppe/Instiution/Körperschaft/des Gremiums oder innerhalb des Projektes

4. Antragstext

Der Antragstext legt wesentliche Verbindlichkeiten des StuRa und der Verantwortlichen des Projektes sowie (vorwiegend finanzielle) Aspekte der Veranstaltung verbindlich fest.

Der Antragstext von Finanzanträgen sollte die folgende Form haben bzw. wie folgt beginnen:

• für einen internen Finanzantrag:
  • „Der StuRa stellt für das/den/die <Projektname/Antragsgegenstand> des Referates <Referatsname> <Euro>,<Cent> € zur Verfügung.“
  • bei Anschaffung von Gegenständen zum dauerhaften Gebrauch (Anlagevermögen)
    • „Der StuRa stellt für die Anschaffung eines/von <Antragsgegenstand> <Euro>,<Cent> € zur Verfügung.“
    • (bemerke: kein Verweis auf ein Referat)
       
• für einen externen Finanzantrag (Projektförderung):
  • „Der StuRa fördert das/den/die <Projektname/Antragsgegenstand> der (Hochschulgruppe) <Gruppenname> mit bis zu <Euro>,<Cent> €.“
  • bei Anschaffung von Gegenständen zum dauerhaften Gebrauch
    • „Der StuRa fördert die Anschaffung eines/von <Antragsgegenstand> für die (Hochschulgruppe) mit bis zu <Euro>,<Cent> € zur <Verwendungszweck des Antragsgegenstandes>.“
    • Hier ist zu beachten, dass die geförderte Gruppe einige Jahre (Zweckbindungsfrist) nur zweckgebunden über die angeschafften, geförderten Gegenstände verfügen darf. Näheres wird durch den Zuwendungsbescheid geregelt. Fragen dazu beantwortet gerne das Referat Finanzen & Projektförderung.

Des Weiteren kann der Antragstext weitere Bedingungen und Verbindlichkeiten vorsehen. Zum Beispiel kann hier festgelegt werden, dass sozial benachteiligte Teilnehmende geringere Teilnahme-Beiträge bezahlen können. (Härtefall-Regelung)

zur Formulierung von Antragstexten im Allgemeinen siehe die Seite zu Anträgen allgemein

Das Finanzantragsformular mit der Kalkulation sind immer Teil des Antragstextes und damit auch verbindlich.

5. Begründung

(wenn der Platz im Finanzantragsformular nicht ausreicht und auch nicht als Beiblatt)

• Beschreibung des Projektes bzw. der Veranstaltung, Ablauf
• Zielgruppe des Projektes bzw. Teilnehmer*innen der Veranstaltung
• Warum ist dieses Projekt bzw. diese Veranstaltung für Studierende sinnvoll?
• Das Projekt bzw. die Veranstaltung soll den Aufgaben einer Studierendenschaft nach § 24 Abs. 3 SächsHSFG (Link zu REVOSax) entsprechen.
• Warum soll der StuRa dieses Projekt bzw. diese Veranstaltung finanziell fördern/unterstützen?

Nötige Unterlagen

Ein Finanzantrag besteht aus folgenden Unterlagen:

(Die aktuellen Formulare können über die nachstehenden Links heruntergeladen werden. Alle Formulare der Studierendenschaft sind hier zu finden.)

• immer das aktuelle, vollständig ausgefüllte Finanzantragsformular (FAF) mit der Kalkulation
• optional: Beiblätter zum Finanzantragsformular zur Beschreibung des Projektes und Begründung der Förderung durch den StuRa
• Für ausnahmslos alle Ausgabeposten, die mit mehr als 200 € (neue Grenze) veranschlagt wurden, ist jeweils ein Vergabeverfahren durchzuführen. Das bedeutet, dass für diese Ausgabeposten jeweils zusätzlich Folgendes beizufügen ist:
  • Das aktuelle Angebotseinholungsformular (AEF) zur Dokumentation des Vergabeverfahrens für den einen Auftrag des einen Ausgabeposten. wichtige Hinweise zum Ausfüllen des Angebotseinholungsformulares siehe hier
  • mindestens 3 (drei) konkrete, geeignete, vergleichbare und aussagekräftige Angebote als sogenannte Angebotsbelege (AB); Ausnahmen im Einzelfall siehe hier

Für alle Ausgabeposten, die mit genau 200,00 € oder weniger veranschlagt sind, muss kein Vergabeverfahren durchgeführt werden; das heißt es muss kein Angebotseinholungsformular und müssen keine konkreten Angebote (Angebotsbelege) beigefügt werden.

Dennoch sollte sich auch bei diesen „kleineren“ Ausgaben (informell) ein Überblick über die möglichen Angebote gemacht werden und das wirtschaftlichste oder passendste Angebot gewählt werden. Es ist zu beachten, dass bei der Ermittlung des vollständigen Gesamtpreises ein Ausgabeposten der zum Beispiel zunächst mit 190 € kalkuliert wurde, eigentlich mit zum Beispiel 210 € kalkuliert werden muss, und dann für diesen Ausgabeposten doch das Angebotseinholungsformular und 3 konkrete Angebote (Angebotsbelege) beigefügt werden müssen.

Daher wird eine Beratung durch das Referat Finanzen und Projektförderung mit den bereits vorhanden Unterlagen im Vorfeld dringenst empfohlen !
Auch eine zeitige Einreichung bei zuständigen Gremium weit vor der Antragsfrist ist vorteilhaft.
Damit kann der Finanzantrag zeitiger geprüft werden und das Ergebnis der Prüfung dem*der Antragsteller*in zeitiger mit den konkreten Auforderungen zu Nachreichungen und Nachbesserungen übermittelt werden.

Finanzantragsformular

Das Finanzantragsformular (FAF) erfasst die wichtigsten Informationen zu dem Finanzantrag. Das Finanzantragsformular ist Grundbestandteil aller Finanzanträge. Ein fundamentaler Teil aller Finanzanträge ist die Kalkulation.

Das Finanzantragsformular wird in den Sitzungsunterlagen und im Protokoll genauso wie alle anderen Unterlagen zum Finanzantrag auf der StuRa-Webseite veröffentlicht. Selbstverständlich werden personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Bankverbindung und die Unterschrift zuvor geschwärzt.

Allgemeine Informationen

Der*Die Antragsteller*in sollte auch selbst die Abrechnung vornehmen, da diese Person in aller Regel das beste Wissen über den Finanzantrag hat.

Bei externen Finanzanträgen ist die Angabe einer Post-Adresse zwingend erforderlich. Denn an diese Adresse wird der Zuwendungsbescheid versendet. Ohne eine Post-Adresse kann kein Zuwendungsbescheid verschickt werden !
Bei internen Finanzanträgen kann die Postadresse weggelassen werden.

Bei externen Finanzanträgen ist auch die Angabe einer Bankverbindung zwingend erforderlich. Denn an dieses Konto wird nach der erfolgreichen Abrechnung der Förderbetrag des StuRa bzw. der Fehlbetrag überweisen.
Bei internen Finanzanträgen ist die Angabe einer Bankverbindung nur erforderlich, wenn Auslagen vom StuRa erstattet werden sollen. (Dies soll nicht so häufig vorkommen.)

Bei externen Finanzanträgen soll in das Feld „Gruppenname“ einfach der offizielle Name der Hochschulgruppe, bzw. Gruppe eingetragen werden. Beliebige Studierende tragen einfach nochmal ihren eigenen Namen ein.
Bei internen Finanzanträgen soll in das Feld „Gruppenname“ der Name des zu belastenden Konto des Wirtschaftsplanes eingetragen werden. Bei Finanzanträgen von Referaten entspricht dies dem Namen des Referates; bei Arbeitsgemeinschaften entspricht dies dem Namen der Arbeitsgemeinschaft.
Bei „besonderen“ internen Ausgaben z.B. im Bereich Personal (z.B. Weiterbildung), Materialverleih oder Sachgegenstände (z.B. Möbel, teurere Büromaterialien, Computertechnik) muss kurz Rücksprache mit dem GF Finanzen & Inneres darüber gehalten werden, welches Konto im Wirtschaftsplan für diese Ausgabe geeignet ist.

Kalkulation

Die Kalkulation besteht aus der Ausgabenkalkulation und der Einnahmenkalkulation. Die Kalkulation listet alle Ausgabeposten bzw. Einnahmeposten mit ihrer vollständigen, veranschlagten Höhe und Widmung auf. Durch die Kalkulation ergibt sich die Antragssumme.
Bei externen Finanzanträgen ist die Antragssumme der maximale Förderbetrag des StuRa der maximal ausgezahlt werden kann.
Bei internen Finanzanträgen wird das betreffende Konto des Wirtschaftsplanes des aktuellen Wirtschaftsjahres bis zum Ende der Abrechnung mit der Antragssumme belastet (auch wenn noch keine Rechnungen bezahlt wurden). Das heißt, dass für das aktuelle Wirtschaftsjahr das betreffende Budget zunächst um die Antragssumme reduziert wird.

Alle Posten müssen aussagekräftig und sachgerecht benannt werden (Widmung bzw. qualitative Bestimmtheit). Zu allen Posten muss genau ein (1) Betrag (= Postenhöhe) angegeben werden (quantitative Bestimmtheit).

Die Kalkulation muss „ausgeglichen“ sein. Das heißt, dass die Summe aller Ausgabeposten gleich der Summe aller Einnahmeposten sein muss.

Bitte alle Posten mit Ziffern nummerieren. Falls der Platz auf dem Finanzantragsformular nicht ausreicht oder die Schrift sehr klein wird, bitte die Kalkulation mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und in der Antrags-E-Mail als Tabellen-Datei beifügen.

Anhand der Kalkulation erfolgt später die Abrechnung. Das bedeutet unter Anderem, dass

• nur tatsächliche Ausgaben, für welche es einen entsprechend benannten Ausgabeposten gibt, berücksichtigt werden dürfen.
• alle tatsächlichen Ausgaben nur bis maximal der veranschlagten Höhe ihres entsprechend benannten Ausgabepostens berücksichtigt werden sollen.
• alle in der Einnahmenkalkulation angegebenen, weiteren Einnahmen (als den StuRa) tatsächlich mindestens in ihrer veranschlagten Höhe eingenommen werden sollen.

Ausgabenkalkulation

Ein Ausgabeposten umfasst genau eine zu beschaffende Sache, eine Dienstleistung bzw. einen Auftrag (gegebenfalls in mehrfacher Anzahl, wobei alle Einzelleistungen bzw. Einzelstücke natürlich gleich sein müssen.)

Die Höhe eines Ausgabeposten umfasst alle Ausgaben zu einer Sache/Dienstleistung, die nicht wieder reinkommen. Die Höhe eines Ausgabepostens soll mindestens so viel betragen, wie der vollständige Gesamtpreis desjenigen Angebotes, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll.
Wenn etwas bei einem Online-Shop bestellt werden soll, dann empfehlen wir für die Höhe des Ausgabepostens pauschal 5-7 % zum vollständigen Gesamtpreis des ausgewählten Angebotes zu addieren, um die im Internet üblichen Preisschwankungen aufzufangen.

Die Namen aller Ausgabeposten dürfen keinen Bezug zu bestimmten Anbieter*in aufweisen. Sonst ist die Fairness des Vergabeverfahrens nicht mehr gewährleistet.

Als einzige Ausnahme von der qualitativen Bestimmtheit darf optional genau ein (1) Ausgabeposten „Sonstiges“ angesetzt werden. Die Höhe des Ausgabepostens „Sonstiges“ muss dann mit 99,99 € oder weniger veranschlagt werden.

Bei den Ausgabeposten bitte keine Kategorien/Gruppen von Ausgabeposten bilden; einfach nur auflisten.

Einnahmenkalkulation

Bei einem externen Finanzantrag ist „StuRa TU Dresden Projektförderung“ als Einnahmeposten aufzuführen.
Bei einem internen Finanzantrag ist „StuRa TU Dresden Eigenmittel“ als Einnahmeposten aufzuführen.
Damit wird die Kalkulaton letztlich „ausgeglichen“.

Für alle anderen Förderer*innen ist anzugeben, ob die Förderung bereits festzugesagt bzw. bewilligt wurde (= nicht mehr vorläufig).

Teilnahmebeträge sind unter den Einnahmen verbindlich aufzuführen. Die Teilnahmebeiträge sind dann verbindlich und dürfen im Nachhinein nicht gesenkt werden!

Vergabeverfahren

Für alle Ausgabeposten, welche mit mehr als 200 € (neue Grenze) kalkuliert wurden, muss ausnahmslos ein Vergabeverfahren durchgeführt werden.

„ausnahmslos“ bedeutet

1. vor dem Einreichen des Finanzantrages (weil es sonst wahrscheinlich vergessen wird)
2. bei einem externen Finanzantrag: explizit auch dann, wenn der StuRa nur einen Teil des Projektes fördert.

Das Vergabeverfahren erfolgt in der Regel wie folgt:

1. genaue Definition der Merkmale und Anforderungen an das zu beschaffende Produkt bzw. die nachgefragte Dienstleistung (Leistungsbeschreibung des Auftrages).
2. optional: Definition von Kriterien, anhand welcher die verschiedenen Angebote verglichen werden (Zuschlagkriterien).
3. Einholen von Angeboten:
   • Grundsätzlich müssen Angebote von mindestens 3 (drei) Anbieter*innen eingeholt worden sein. gut begründete Ausnahmen siehe hier
   • Alle Angebote müssen von verschiedenen Anbieter*innen stammen.
   • Alle Angebote müssen geeignet sein; also die definierte Leistungsbeschreibung weitgehend erfüllen.
   • Alle Angebote müssen untereinander vergleichbar sein.
   • Zu allen Angeboten muss der vollständige Gesamtpreis ermittelt werden, wenn dieser nicht direkt angegeben ist.
4. Auflisten aller Angebote
5. Vergleichen aller eingeholten Angebote untereinander (anhand der etwaigen Zuschlagkriterien)
6. Entscheiden, an welchen Anbieter/welche Anbieterin der Auftrag vergeben wird (Zuschlag)
7. Begründen des Zuschlages und ggf. weitere Begründungen

Die Leistungsbeschreibung, das bloße Einholen von Angeboten, die optionalen Zuschlagkriterien, und der Zuschlag bilden Gestaltungsspielräume der Antragstellenden.

verschiedene Anbieter*innen

Bei zu beschaffenden Produkten, sollen alle Angebote auch Produkte von unterschiedlichen Hersteller*innen anbieten. Der*Die Händler*in kann gleich sein, auch wenn dies vermieden werden soll.

vergleichbare Angebote

Alle Angebote müssen untereinander vergleichbar sein. Kriterien dafür sind:

1. Alle Angebote erfüllen weitgehend die definierte Leistungsbeschreibung.
    
2. Die anderen Angeboten sollen nicht mehr als ungefähr 50 % teurer als das billigste Angebot sein. (In jedem Fall nicht mehr als doppelt so teuer.)
   Wenn ein Angebot deutlich billiger oder teuerer als ein anderes Angebot ist, dann muss geschaut werden, ob und was dieses Angebot weniger, mehr oder anders leistet als das andere Angebot. Daraus kann sich ergeben, dass die Leistungsbeschreibung erweitert wird, und damit enger wird.
    
3. Wenn auch nach längerer Recherche keine Angebote mit vergleichbarer Leistung / Qualität und vergleichbarem Preis gefunden werden konnten, dann muss dies kurz begründet werden.

Vergleichbarkeit zeigt sich dadurch, dass alle Angebote eine faire und realistische Chance haben (anhand der Zuschlagkriterien) den Zuschlag für den konkreten Auftrag zu erhalten.

Was tun, wenn nur 1 oder 2 Angebote vorhanden sind?

Im Einzelfall können nicht 3 passende Angebote eingeholt werden.

Dies ist oft bei einzigartigen musischen, künstlerischen oder interlektuellen Dienstleistungen (zum Beispiel bei Referent*innen für Vorträge, Workshops, Diskussionsrunden und so weiter) der Fall.

Auch kann es sein, dass es für sehr außergewöhnliche und/oder nicht alltägliche Dienstleistungen in Dresden bzw. Sachsen schlicht trotz ausreichender Recherche nur einen oder zwei Anbieter*innen gibt bzw. nur ein oder zwei Anbieter*innen gibt, die die Wünsche/Anforderungen an das Projekt (= Leistungsbeschreibung) erfüllen können.

Für städtische oder staatliche Gebühren öffentlicher Körperschaften oder von anderen Körperschaften, die mit staatsähnlichen Aufgaben betraut wurden, liegt es auf der Hand, dass es nur eine*n Anbieter*in gibt. Dennoch muss auch in all diesen Fällen das Angebotseinholungsformular ausgefüllt und die ein oder zwei Angebotsbelege beigefügt werden.

In der Begründung des Angebotseinholungsformulars muss der Mangel weiterer (passender) Angebote besonders begründet und die Einzigartigkeit des Angebots in Unterscheidung zu anderen, nicht passenden Angeboten bzw. Anbieter*innen erkennbar sein. (Es ist in diesen Einzelfällen also nicht ausreichend, nur darzulegen, was das eine Angebot ausmacht und/oder warum es geeignet ist.) Anders gesagt soll in so einem Fall die Begründung im Angebotseinholungsformular Erläuterungen zu Folgendem geben:

• Warum fehlen weitere Angebote?
  und Warum erfüllt nur das eine vorliegende Angebot/erfüllen nur die zwei vorliegenden Angebote die Leistungsbeschreibung? Was ist an diesem Angebote/diesen Angeboten einzigartig? („positive“ Begründung)
• und Es würden sich immer weitere Angebote finden lassen, die der Leistungsbeschreibung nicht vollumfänglich erfüllen: Warum erfüllen solche, nicht geeigneten Angebote nicht die Leistungsbeschreibung? („negative“ Begründung)

Angebotseinholungsformular

Das Angebotseinholungsformular dient zur übersichtlichen Darstellung des gesamten Vergabeverfahrens.

Auf einem Angebotseinholungsformular dürfen nicht die Angebote zu mehreren (= verschiedenen) Ausgabeposten vermengt werden. Jeder Ausgabeposten, der mit mehr als 200 € kalkuliert wurde, benötigt ein eigenes, separates Angebotseinholungsformular.

Im Angebotseinholungsformular müssen folgende 7 Angaben gemacht werden:

1. Leistungsbeschreibung

(Feld: „Projekt/Inhalt der Ausschreibung“)

Im Gegensatz zu den Zuschlagkriterien sind die Leistungsmerkmale absolut. Das bedeutet, dass ein Angebot ein Leistungsmerkmal genau entweder erfüllt oder genau nicht. Alle Angebote müssen die Leistungsbeschreibung weitgehend erfüllen (geeignete Angebote).

Angebote, die wesentliche Leistungsmerkmale nicht erfüllen (ungeeignete Angebote), dürfen nicht berücksichtigt werden. Das bedeutet für die benötigten Unterlagen zu einem Finanzantrag, dass ungeeignete Angebote für die Anforderung „mindestens 3 Angebote“ nicht zählen. Das bedeutet auch, dass auf ungeeignete Angebote der Zuschlag nicht erteilt werden darf.

Da ein gefordertes Leistungsmerkmal absolut ist, darf ein gefordertes Leistungsmerkmal nicht zugleich ein Zuschlagkriterium sein, welches immer relativ ist.

Für einzelne Leistungsmerkmale können auch mehrere Alternativen angegeben werden (z.B. „Farbe: natur oder weiss“) oder ein Interval (z.B: „Breite: 30–40 cm“)

Für einzelne Warengruppen und Arten von Dienstleistungen wird es als nötig erachtet, in der Leistungsbeschreibung folgende Leistungsmerkmale anzugeben:

• für gegenständliche Produkte / Waren
  • Gattung des Produktes (z.B. „Zelt“, „Schokoriegel“, „Holzbalken“, „Gesichtsmaske“, ...)
  • benötigte Anzahl bzw. Menge in handelsüblichen Einheiten
  • Maße, Volumen, Gewicht (der Einzelstücke)
  • Material, Beschaffenheit, Oberfläche
  • wenn technische Normen eingehalten werden müssen: technische Normen die erfüllt sein müssen (z.B. bei Gesichtsmasken „FFP-2“)
  • wenn das Produkt mehrere Personen benutzen sollen: Anzahl der Personen, für die das Produkt ausgelegt sein soll (z.B. bei Bänken und Zelten)
  • weitere Anforderungen nach der beabsichtigten Art und Weise der Anwendung oder weiteren Verarbeitung, und der Anwendungsumgebung

• für Druckprodukte
  • Gattung des Druckproduktes (z.B. „Flyer“, „Plakate“, „Banner“, „Stimmzettel“, „Sticker“, „Aufkleber“, „Broschüre“, „Postkarten“, „Visitenkarten“, „Bierdeckel“, ...)
  • benötigte Anzahl (bei mehreren Varianten: benötigte Anzahl pro Variante)
  • Format
  • Art und/oder Qualität des Papiers bzw. Stoffmaterial
  • Farbigkeit des Druckes (z.B. „1-farbig“, „2-farbig“, „3-farbig“, „4-farbig“)
  • ggf. Veredelung (z.B. UV-Schutz)

• für bedruckte Textilien
  • Gattung des Textilproduktes (z.B. „Stoffbeutel“, „T-Shirt“, „Hoodie“, „Beachflag“, „Roll-Up“, ...)
  • benötigte Anzahl
    • bei Kleidung: benötigte Anzahl pro Größe und Passform – nur nötig, wenn unterschiedliche Passformen bzw. Größen unterschiedlich viel kosten
  • Grundfarbe des Werbemittels (auch mehrere Grundfarben möglich, dann mit benötigter Anzahl pro Grundfarbe)
  • ggf. Art des Stoffes (z.B. „Baumwolle“, „Bio-Baumwolle“, „Polyester“, „Jute“, ...)
  • Farbigkeit der Aufdrucke (z.B. „1-farbig“, „2-farbig“, „3-farbig“, „4-farbig“, ...)
  • Art des Aufdruckes (z.B. „Digitaldruck“, „Siebdruck“, ...)
  • Orte der Aufdrucke (z.B. „Vorderseite“, „Rückseite“, „Ärmel“, ...)
  • Größe der Aufdrucke pro Ort (auch möglich als „von <Minimalgröße> bis <Maximalgröße>“)
  • ggf. Veredelung (z.B. „waschmaschinen-fest“)

• für Werbemittel / Goodies / Give Aways
  • Gattung des Werbemittels (z.B. „Kugelschreiber“, „Klebezettel“, „Taschentücher“, „Brausepulver“, „Kaugummi“, „Schokolade“, „Bonbons“, „Blumensamen“, „Tasse“, „Schlüsselband“, „Einkaufschip als Schlüsselanhänger“, „Anti-Stress-Ball“, „Pfannenwender“, „Mauspad“, „Button“, „Ballons“, „Klappstuhl“, ...)
  • benötigte Anzahl (bei mehreren Varianten: benötigte Anzahl pro Variante)
  • Material (z.B. „Kunststoff“, „Aluminium“, „Stahl“, „Keramik“, ...)
  • ggf. wesentliche Anforderungen an das Werbemittel (z.B. Geschmacksrichtungen, ...)
  • Grundfarbe des Werbemittels (auch mehrere Grundfarben möglich, dann mit benötigter Anzahl pro Grundfarbe)
  • Größe des Aufdruckes bzw. der Gravur in Millimetern/Zentimetern (auch möglich als „von <Minimalgröße> bis <Maximalgröße>“)
  • Farbigkeit des Aufdruckes bzw. der Gravur (z.B. „1-farbig“, „2-farbig“, „3-farbig“, „4-farbig“)
  • ggf. Veredelung

• für einen Vortrag oder Teilnehmende von Diskussionrunden
  • Gattung der Veranstaltung: z.B. „Vortrag“, „Teilnahme an einer Diskussionsrunde“, ...
  • Zusammenfassung des Inhaltes der vorgetragen/erarbeitet/diskutiert/... werden soll (2–4 Sätze oder Stichpunkte)
  • zeitlicher Umfang des Vortrages/der Diskussionsrunde in Minuten oder Stunden
  • bei Vorträgen: Wie interaktiv soll der Vortrag sein? Welche interaktiven Teile sind vorgesehen? (z.B. „mit anschließender Diskussionsrunde“)
  • Datum und ggf. Tageszeit an dem der Vortrag stattfinden soll.
  • Ort an dem der Vortrag stattfinden soll (z.B. „Campus der TU Dresden“) oder Rahmen in dem der Vortrag stattfinden soll (z.B. „online“/„Webinar“)

• für einen Workshop
  • „Workshop über ...“ (oder ähnlich)
  • Zusammenfassung des Inhaltes des Workshops; Was soll erarbeitet werden? (2–4 Sätze oder Stichpunkte)
  • zeitlicher Umfang des Vortrages/Workshops/der Diskussionsrunde in Minuten oder Stunden
  • maximale Anzahl der Teilnehmenden
  • Datum und ggf. Tageszeit an dem der Workshop stattfinden soll.
  • Ort an dem der Workshop stattfinden soll (z.B. „Campus der TU Dresden“) oder Rahmen in dem der Workshop stattfinden soll (z.B. „online“/„Webinar“)

• für eine Reiseverbindung („von A nach B“)
  • Die Leistungsbeschreibung darf nicht bereits ein bestimmtes Verkehrsmittel festlegen oder ausschließen. Die Auswahl eines bestimmten Verkehrsmittel ist beeinflusst durch den Preis, durch § 38 der Finanzordnung und gegebenenfalls einem politischen bzw. inhaltlichen Gestaltungswillen.
  • das Wort „Reiseverbindung“
  • Ort der Abfahrt (z.B. „Dresden“)
  • Datum und ggf. Tageszeit (z.B. „morgens“, „vormittags“, „abends“, ...; keine konkreten Uhrzeiten) der Abfahrt
  • Ort der Ankunft (z.B. „Stuttgart“)
  • Datum und ggf.Tageszeit der Ankunft
  • planmäßige Anzahl der reisenden Personen
  • wenn eine Hin- und Rückreise erforderlich ist: Aussage, dass ein Angebot über eine kombinierte Hin- und Rückreiseverbindung gesucht ist.
  • wenn Gepäck mitgenommen werden soll: wie viel Gepäck (in Kilogramm) pro Person mitgenommen werden soll oder wie viele Reisekoffer pro Person mitgenommen werden sollen
  • wenn Handgepäck mitgenommen werden soll: wie viele Handgepäckstücke pro Person mitgenommen werden sollen
  • wenn Sperrgepäck mitgenommen werden soll: welches und wieviel Sperrgepäck (z.B. Fahrräder) pro Person oder insgesamt mitgenommen werden soll

• für eine Unterkunft (Hotel)
  • das Wort „Unterkunft“
  • Name der Gemeinde/der Stadt/des Ballungsraumes/der Region der Unterkunft
  • Datum der ersten Hälfte der ersten Übernachtung
  • Datum der zweiten Hälfte der letzten Übernachtung
  • Umfang der Verpflegung; das heißt mit/ohne Frühstück/Mittagessen/Abendessen
  • planmäßige Anzahl der unterzubringenden Personen
  • wenn erforderlich: Aufteilung der unterzubringenden Personen in Gruppen die jeweils nicht gemischt in einen Zimmer schlafen sollen (z.B. nach Geschlecht) Beispiele: „Zwei Gruppen aus je 4 Personen sollen in getrennten Zimmern untergebracht werden.“ oder „nur Einzelzimmer“ oder „Eine Aufteilung der unterzubringenden Personen in Gruppen, die in getrennten Zimmern untergebracht werden sollen, ist aufgrund der derzeitigen Unbestimmheit der unterzubringenden Personen noch nicht möglich.“
  • Wenn die Wegzeiten am Ort der Unterkunft beschränkt sein sollen: maximale Wegzeit zu einem bestimmten Ort (z.B. Tagungsgebäude, Innenstadt, bestimmter Bahnhof)
  • wenn besondere Ausstattungsmerkmale der Zimmer erforderlich sind: bestimmte Ausstattungsmerkmale z.B. WLAN
  • wenn weitere Leistungen an die Unterkunft gestellt werden: möglichst präzise Beschreibung der weiteren Leistungen (die nicht notwendiger Teil einer Übernachtungs-Leistung sind); z.B. mit Tagungsraum für eine bestimmte Anzahl an Personen und bestimmter technischer Ausstattung, Abstellraum für Fahrräder, Early Check-In, Late Check-Out
  • wenn besondere Attribute der Unterkunft bzw. Zimmer gewünscht oder erforderlich sind: z.B. LGBTQIA*-freundlich, Allergiker*innen-freundlich, barrierefrei, tier-freundlich, Nicht-Rauchenden-Unterkunft

• für ein Transportmittel zur zeitlich begrenzten und örtlich bestimmten Nutzung, z.B. für den Transport von Gütern (selten auch Personen) im Rahmen einer Veranstaltung an einem bestimmten Ort (an bestimmten Orten) oder für Demonstrationen (Demofahrzeug)
  • das Wort „Transportmittel“
  • Ort der Abholung und Rückgabe des Transportmittels; Beide Orte sind zweckbedingt gleich. (z.B. „Dresden“)
  • Datum und gegebenenfalls Tageszeit (z.B. „morgens“, „vormittags“, „abends“, ..., keine konkreten Uhrzeiten) der Abholung
  • Datum und gegebenenfalls Tageszeit der Rückgabe
  • Fassungsvermögen: mindestens nötiger Rauminhalt (Volumenangabe, oder Gewichtsangabe oder „muss Platz für XYZ haben“) (und/oder selten: Mindest-Anzahl der Personen die das Transportmittel gleichzeitg transportieren können muss)
  • Abschätzung der zu fahrenden Kilometer pro Transportmittel
  • Anzahl der benötigten, gleichen Transportmitteln (Wenn es in einem Finanzantrag unterschiedliche Anforderungen an Transportmittel gibt, sind in der Kalkulation dafür getrennte Ausgabeposten zu bilden.)
  • wenn bestimmte Ausstattungsmerkmale des Transportmittel erforderlich sind: bestimmte Ausstattungsmerkmale des Transportmittel:: z.B. (große) Lautsprecher
  • zum besseren Verständnis: Als konkrete Angebote für so einen Ausgabeposten kommen z.B. Leih-Lastenfahrräder, -Mietautos, Miettransporter, Miet-LKWs in Frage. Diese konkreten Arten von Transportmitteln sind, je nach konkreter Leistungsbeschreibung vergleichbar. Es können also z.B. Leih-Lastenfahrräder mit Mietautos für den selben Ausgabeposten („Transportauftrag“) verglichen werden.

• bei Filmlizenzen bzw. Miete von Filmkopien:
  • „Lizenz für die [einmalige] Vorführung des Films „<Titel des Films>“ (<Erscheinungsjahr des Films>)“
    bzw.
    „Miete einer Kopie des Films „<Titel des Films>“ (<Erscheinungsjahr des Films>)“
    (auch in Kombination möglich)
  • Format der Kopie: z.B. 35mm-Filmrolle, Videokassete, DVD, Blu-ray, Videodatei, Streaming-Link (auch Mehreres möglich)
  • Anzahl der Vorführungen (meistens wohl nur 1)
  • beabsichtigte Anzahl an Zuschauenden
  • Rahmen: ob eine Präsenz-Filmvorführung oder Online-/Streaming-Filmvorführung gewollt ist
  • Eintritt: Aussage, dass die Filmvorführung eintrittsfrei ist, oder Aussage, dass Eintritt in Höhe von <Höhe> € verlangt wird.
  • wenn von dem*der Filmverleiher*in weitere Rechte eingeräumt werden sollen: Beschreibung der weiteren Rechte, z.B. Recht zur Außenwerbung, Internetwerbung

Auch ökologische und soziale Kriterien können als Leistungsmerkmale (die ja immer absolut sind) festgelegt werden, und sind dann auch Voraussetzung für den Zuschlag.

2. optional: Zuschlagkriterien

(ebenfalls Feld: „Projekt/Inhalt der Ausschreibung“)

Zuschlagkriteiten sind kein Muss. Sie können aber die Begründung des Zuschlages erleichtern. Wenn den Antragstellenden bestimmte Aspekte wichtig sind, dann kann es aus eigenem Interesse hilfreich sein, sich bestimmte Zuschlagkriterien zu überlegen und diese aufzuschreiben.

Im Gegensatz zur Leistungsbeschreibung sind Zuschlagkriterien relativ. Das bedeutet, das ein Angebot sie mehr oder weniger erfüllen kann. Anhand der Zuschlagkriterien können die Angebote also in eine Rangliste sortiert werden. Der Zuschlag muss dann auf das Angebot erfolgen, welches die Zuschlagkriterien am meisten erfüllt (1. in der Rangliste).

Da ein Zuschlagkriterium relativ ist, darf ein Zuschlagkrterium nicht zugleich ein Leistungsmerkmal sein, welches immer absolut ist.

Ein Zuschlagkriterium ist häufig die Wirtschaftlichkeit. Diese bezieht sich auf die gesamte Nutzungsdauer eines Produktes. Unter Wirtschaftlichkeit versteht sich zum Beispiel Folgendes:

• im Wesentlichen: das Preis-Leistungs-Verhältnis bzw. Preis-Qualitäts-Verhältnis
• Vielseitigkeit
• Verbrauch an Verbrauchsmaterialien, insbesondere der Stromverbrauch oder Kraftstoffverbrauch
• Haltbarkeit – auch gegen grobe Handhabung
• Kosten für die Entsorgung, wenn das Produkt abgenutzt oder veraltet ist
• Verfügbarkeit und Qualität eines Kund*innen-Dienstes / Supports.
• Nutzbarkeit für Personen mit körperlichen, neurologischen oder geistigen Einschränkungen
• Nutzbarkeit für Personen, die kein Deutsch können
• sichere Handhabung
• Neuheit, Innovation
• Ästhetik

Der Zuschlag kann nach dem billigsten, vollständigen Gesamtpreis erfolgen; kann aber auch ausdrücklich nicht.

Der StuRa wünscht generell (durch die Finanzordnung), dass auch Aspekte des Umweltschutzes und Klimaschutzes (ökologische Nachhaltigkeit) berücksichtigt werden. Zum Beispiel:

• Ressourcenverbrauch bei der Herstellung – auch bei Zuliefer*innen
• Emmissionen bei der Herstellung – auch bei Zuliefer*innen
  • Achtung: Wenn ein Angebot einen Ausgleich von Emmissionen („klimaneutral“) vorsieht und ein anderes Angebot nicht, dann kann dies aufgrund unterschiedlicher Preise dazuführen, dass die Angebote nicht untereinander vergleichbar sind. In diesem Fall sollte der Ausgleich von Emmissionen als gefordertes Leistungsmerkmal in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden. So müssen dann alle Angebote einen Ausgleich von Emmissionen vorsehen, um überhaupt geeignet zu sein und damit berücksichtigt zu werden.
• biologische Herstellung („Bio“)
  • Da wenn biologische Erzeugung ein Zuschlaghriterium ist, dies meist eigentlich als Pflicht für den Zuschlag angesehen wird, muss (im Falle der Pflicht) biologische Herstellung stattdessen als gefordertes Leistungsmerkmal in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden.
• kurze Transportwege

Der StuRa wünscht generell (durch die Finanzordnung), dass auch soziale Aspekte berücksichtigt werden. Zum Beispiel:

• angemessene Entlohnung der Mitarbeitenden
• Arbeitsbedingungen – auch in Drittländern

3. Form der Angebotsbelege

(Feld „Einholung des Angebotes per:“)

4. Zeitraum des Vergabeverfahrens

(Felder „Beginn“ und „Ende“)

Datum von Beginn und Ende der Suche bzw. Einholung von Angeboten

5. Auflistung der Angebote

(Box „Angebote“)

Zur besseren Übersichtlichkeit werden hier alle Angebote hier mit 2 Angaben aufgelistet

1. konkreter Anbieter / konkrete Anbieterin (Spalte „Firma“)

bei Produkten auch mit eindeutiger Produktbezeichnung

• Es muss der amtliche Namen enthalten sein – also nicht nur der Markenname.
• amtlicher Name des Herstellers/der Hersteller*in, und eindeutige Bezeichnung des Produktes
• amtlicher Name des Einzelhändlers/der Einzelhändler*in bzw. des Großhändlers/der Großhändlerin und eindeutige Bezeichnung des Produktes, bzw.
• amtlicher Name des Vereins, des Lizenzgebers/der Lizenzgeberin, der Körperschaft, bzw.
• vollständiger Vor- und Nachname des*der Selbstständigen bzw. natürlichen Personen.
• Nicht ausreichend ist hier der Name einer rechtlich unorganisierten Gruppe (betrifft meist politische Gruppen und Initiativen) oder einer URL/Internetadresse
• Falls nötig sind Markennamen (in Anführungszeichen), Domains oder Ähnliche hinter dem amtlichen Namen in Klammern anzugeben.

2. vollständiger Gesamtpreis (Spalte „Betrag (in Euro)“)

• muss gleich dem im Angebotsbeleg angegebenen, vollständigen Gesamtpreis sein; In regelmäßige Ausnahmen ist es noch akzeptabel, dass im Angebotsbeleg nicht der vollständige Gesamtpreis angegeben ist. Bei diesen regelmäßigen Ausnahmen muss der vollständige Gesamtpreis selbst berechnet werden und das Berechnungs-Ergebnis hier im Angebotseinholungsformular eingetragen werden.
• beachte die geltende Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer

6. Zuschlag

(Feld „Entscheidung für Position Nr.“)

Nennung des Angebotes (Nummer) dessen Produkte letzlich gekauft werden sollen bzw. dessen Anbieter*in letzlich beauftragt werden soll.

Nur auf ein Angebot, das die Leistungsbeschreibung weitgehend erfüllt (also geeignet ist), darf der Zuschlag erteilt werden.

7. Begründung des Zuschlages und ggf. weitere Begründungen

(Feld „Begründung“)

Warum soll das Produkt dieses Angebotes gekauft werden ? bzw. Warum soll dieser Anbieter/diese Anbeiterin beauftragt werden? Wenn Zuschlagkriterien definiert wurden, dann muss die Begründung auch diese abdecken.

Die Zuschlagsbegründung soll sich nicht auf gute Erfahrung mit einem Anbieter/einer Anbieter*in stützen. (Hier besteht die Gefahr, dass ein freier Wettbewerb nicht mehr gewährleistet ist. Ein freier Wettbewerb zeigt sich auch dadurch, dass abwechselnd unterschiedliche Anbieter*innen beauftragt werden.)
Nur bei bestimmten Dienstleistungen, bei denen ein gutes Vertrauen zwischen den unmittelbar interagierenen Beteiligten nötig ist, ist eine Zuschlagsbegründung mit Erfahrung möglich.

Gegebenenfalls wird hier kurz begründet, warum die vorhandenen Angebote nicht vergleichbar sind.

Gegebenenfalls wird hier begründet, warum es nur 1 oder 2 Angebote gibt.

Angebotsbelege

Ein Angebotsbeleg muss formgerecht sein und bestimmte Angaben enthalten, damit er aussagekräftig und verlässlich ist.

Formen

Zulässige Formen von Angebotsbelegen

Ein Angebotsbeleg kann für den Finanzantrag zum Beispiel folgende Form haben:

• Screenshot (oder Ausdruck) vom Onlineshop/Webseite mit Datum und Uhrzeit
  • Große, professionelle Anbieter*innen und Händler*innen haben meist eine Funktion „Angebot drucken / erstellen / exportieren“ oder ähnlich auf ihrer Webseite.
  • Beim Drucken von Webseiten bitte darauf achten, dass die Position der Elemente auf der Webseite zueinander ungefähr erhalten bleibt. Dafür sollte die Webseite im „Original“ und im Querformat als PDF gedruckt werden. Unterschiedliche Skalierungen liefern unterschiedliche Ergebnisse.
  • bitte keine Screenshots vom Handy/Smartphone
• Ausdruck (oder Screenshot) einer E-Mail mit Daten und ggf. Uhrzeiten
  • Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit zum Drucken einer E-Mail. Dann einen PDF-Drucker auswählen.
  • bitte keine Screenshots vom Handy/Smartphone
• an eine E-Mail angehängte Datei/Dokument mit Datum
• Scan bzw. Kopie eines persönlichen und unpersönlichen Briefes

Nichtzulässige Formen von Angebotsbelegen

Als Angebotsbeleg sind folgende Formen ausgeschlossen:

• bloße Angabe eines Links/einer URL

Zulässige Dokumententypen von Angebotsbelegen

Ein Angebotsbeleg kann für den Finanzantrag zum Beispiel von den folgenden Dokumententypen sein:

• Verkaufs-Angebot über Produkte bzw. ein Dienstleistung (meist explizit als „Angebot“ betitelt)
  • fest verbindliches Angebot: Freizeichnungsklausel „verbindlich“ oder fehlend
  • bedingt verbindliches Angebot: Freizeichnungsklausel „befrist bis ...“, „gültig bis ...“, „bis auf Widerruf“; mit Vorbehalten bezüglich Einzelheiten
  • fertigverhandelter Vertragsentwurf oder Standardvertrag, nur von dem*der Anbieter*in unterschrieben und noch nicht von Seiten des Antragstellers/der Antragstellerin unterschrieben
• Aufforderung zur Abgabe eines Kauf-Angebotes über Produkte bzw. eine Dienstleistung, zum Beispiel
  • freibleibendes „Angebot“: Freizeichnungsklausel „freibleibend“
  • unverbindliches „Angebot“: Freizeichnungsklausel „unverbindlich“, „ohne Gewähr“ oder „solange der Vorrat reicht“
  • Kostenvoranschlag
  • unmittelbare Darstellung des Produktes bzw. der Dienstleistung auf der Webseite / im Onlineshop
    • Tipp: Falls die unmittelbare Darstellung nicht auch den vollständigen Gesamtpreis anzeigt (regelmäßige Ausnahmen siehe hier), dann kann es einfacher sein zusätzlich einen Ausdruck des Warenkorbes beizufügen, als einen eigenständigen Vermerk mit der Berechnung des vollständigen Gesamtpreises auf der unmittelbaren Darstellung zu ergänzen.
  • Darstellung des Produktes bzw. der Dienstleistung im Katalog/im Prospekt
  • Preisliste
    • bitte relevante Zeilen markieren
    • Oft ist es nötig die konkrete Berechnung zum vollständigen Gesamtpreis auf/neben der Preisliste zu vermerken.
  • unverbindliche Antwort auf eine unverbindliche Anfrage, zum Beispiel
    • Antwort-E-Mail auf eine unverbindliche Anfrage-E-Mail
      • Oft wird auch die unverbindliche Anfrage-E-Mail benötigt, damit alle geforderten Informationen ersichtlich sind.
      • Hintergrund: Im Späteren würde ein Geschäft = eine beidseitige Verbindlichkeit erst abgeschlossen werden, wenn sowohl die Seite des Antragstellers/der Antragstellerin zusagt und wenn darauffolgend auch der*die Anbieter*in zusagt/bestätigt.
    • „Antwort auf eine Reservierungsanfrage/Buchungsanfrage“
  • fertigverhandelter Vertragsentwurf oder Standardvertrag noch vollkommen ohne Unterschriften
  • Kleinanzeige

Nichtzulässige Dokumententypen von Angebotsbelegen

Als Angebotsbeleg sind folgende Dokumententypen ausgeschlossen:

• verbindliche Zusage auf eine Anfrage
  • „verbindlich“ heißt hier, das Geschäft wird definitiv abgewickelt – ohne weitere, oberflächliche Kommunikation in der Zeit vor der Abwicklung und ohne generelle Vorbehalte für die Zeit vor der Abwicklung. (Ausnahmen: höhere Gewalt, Streiks und ähnliche, nur mit unzumutbarem Aufwand abwendbare und unerwartete Ereignisse als Vorbehalte)
• angenommenes Angebot, Angebot auch unterschrieben von Seiten des Antragstellers/der Antragstellerin, Angebot beidseitig unterschrieben
• beidseitig unterschriebener Vertrag
• Bestellbestätigung
• Reservierungsbestätigung, Buchungsbestätigung
• Rechnung
• Lieferschein
• jeglicher Typ von Zahlungsnachweis

Diese Dokumententypen dokumentierten bereits ein abgeschlossenes Geschäft = eine beidseitige Verbindlichkeit zwischen der Seite des Antragstellers/der Antragsteller*in und einem Anbieter/einer Anbieterin. Mit solchen „Angebotsbelegen“ ist eine Förderung durch den StuRa stets ausgeschlossen!

Als Angebotsbeleg für einen Finanzantrag sind folgende Dokumententypen auch ausgeschlossen:

• Anfrage von Seiten des*der Antragssteller*in noch ohne eine Antwort des*der Anbieter*in
• Kauf-Angebot von Seiten des*der Antragssteller*in an eine*n Anbieter*in
• Sonstige Dokumente bei denen eine oder mehrere der nötigen Angaben fehlen

Nötige Angaben im Angebotsbeleg

Um alle nötigen Angaben eines Angebotes in Erfahrung zu bringen, kann es nötig sein das vorliegende Angebot bzw. die Informationen des*der Anbieter*in, insbesondere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), ein FAQ, den Vertragsentwurf bzw. Standardvertrag gewissenhaft zu lesen. Fehlende Informationen müssen, wenn nötig, auch aktiv bei dem Anbieter/der Anbieterin erfragt werden.

Ein Angebotsbeleg muss mindestens folgende 5 Angaben machen:

1. konkreter Anbieter / konkrete Anbieterin

• Es muss der amtliche Namen erkennbar sein – also nicht der Markenname.
• Name des*der Hersteller*in, der Firma, des Vereins, des*der Lizenzgeber*in, der Körperschaft, bzw.
• Name des*der Einzelhändler*in bzw. des Großhändlers/der Großhändlerin bzw.
• vollständiger Vor- und Nachname des*der Selbstständigen, 
• Nicht ausreichend ist hier der Name einer rechtlich unorganisierten Gruppe (betrifft meist politische Gruppen und Initiativen)
• Eine Online-Plattform/Marktplatz als Medium/Dritter auf welcher sich verschiedene Anbieter*innen mit ihren Produkten und Dienstleistungen präsentieren ist kein konkreter Anbieter/keine konkrete Anbieterin.

2. Datum und nach Möglichkeit Uhrzeit des Angebotes oder der Einholung des Angebotes

3. angebotenes Produkt

• eindeutige Bezeichnung
  • wichtig bei technischen Produkten
  • Eine Artikelnummer ist damit nicht gemeint.
• je nach Gattung des Produktes, dessen wesentliche Merkmale
  • Die Produktbeschreibung soll weitgehend die Leistungsbeschreibung abdecken.
  • insbesondere jene Merkmale bzw. technische Daten, hinsichtlich derer sich die verschiedenen Angebote unterscheiden, und anhand dessen die Auswahl eines der Angebote erfolgte

3. bzw. angebotene Dienstleistung

Der Angebotsbeleg einer Dienstleistung soll Angaben machen, welche die Leistungsbeschreibung weitgehend abdecken.

Für Referent*innen (z.B. für einen Vortrag, Workshop, Moderation, Teilnahme an einer Diskussionrunde, ...) muss aus dem Angebotsbeleg neben den anderen Angaben hervorgehen:

• Gattung der Dienstleistung: z.B. „Vortrag“, „Workshop“, „Teilnahme an einer Diskussionsrunde“, ...
• Zusammenfassung des Inhaltes der vorgetragen/erarbeitet/diskutiert werden soll im Umfang von 2–4 Sätze oder Stichpunkten
• zeitlicher Umfang des Vortrages, des Workshops, der Diskussionsrunde, der zu moderierenden Veranstaltung in Minuten oder Stunden, oder Anzahl der Kurseinheiten à ... Minuten.
• Datum und ggf. Tageszeit an dem der Vortrag, der Workshop, die Diskussionsrunde stattfinden soll.
• ungefährer Ort an dem Vertrag, der Workshop gehalten werden soll bzw die Diskussionsrunde stattfinden soll: z.B. „Campus der TU Dresden“, „Dresden“
  oder
  die wesentlichen Umstände, unter welchen der Vortrag, der Workshop gehalten werden soll bzw. die Diskussionsrunde, die zu moderierenden Veranstaltung stattfinden soll: z.B. „online“, „Webinar“
• bei einem Vortrag:
  • Wie interaktiv soll der Vortrag sein? Welche interaktiven Teile sind vorgesehen? (z.B. „Vortrag mit anschließender Diskussionsrunde“)
• bei einem Workshop:
  • maximale Anzahl der Teilnehmenden
• wenn der*die Referent*in sich selbst um Anreise (Reiseverbindung) und/oder Unterkunft kümmert (empfohlen):
  • Eine Aussage wie „Das Honorar inklusive Umsatzsteuer und Reisekosten beträgt <Höhe des Honorar> €.“ oder ähnlich, oder die Zustimmung zum inklusive Umsatzsteuer und Reisekosten angebotenen Honorar.
• wenn dem*der Referent*in von Seiten des Antragstellers/der Antragstellerin eine Reiseverbindung und/oder Unterkunft bereitgestellt werden soll (nicht empfohlen):
  • Eine Aussage wie „Ich erwarte, dass mir eine Reiseverbindung ab <Ort> und/oder eine Unterkunft für eine Nacht/zwei Nächte bereitgestellt wird.“ oder ähnlich, oder die Zustimmung zur angebotenen Bereitstellung einer Reiseverbindung ab dem bestimmten Ort und/oder einer Unterkunft für eine Nacht/zwei Nächte.
  • Die Bereitsstellung der Reiseverbindung und/oder Unterkunft ist eine Voraussetzung/Bedingung für die Erbringung der Dienstleistung.

Für andere Dienstleistungen muss aus dem Angebotsbeleg neben den anderen Angaben hervorgehen:

• Gattung der Dienstleistung
• kurze Beschreibung der Dienstleistung
• zeitlicher und/oder mengen-bezogener Umfang der Dienstleistung:
  • z.B. bei Erstellung, Überarbeitung oder Übersetzung einer Broschüre/eines Dokumentes: Anzahl und Format der Seiten der Broschüre/des Dokumentes
  • z.B. bei Erstellung eines Videos: Dauer des Videos in Minuten
• meistens Datum/Zeitraum mit Uhrzeit der Erbringung der Dienstleistung
• meistens Ort bzw. wesentliche Umstände der Erbringung der Dienstleistung
• ggf. Voraussetzung/Bedingungen für die Erbringung der Dienstleistung durch den*die Anbieter*in
  • z.B. Bereitstellung einer Reiseverbindung ab einem bestimmten Ort und/oder einer Unterkunft für eine Nacht/zwei Nächte
• ggf. Beschreibung der Zuarbeiten als Voraussetzung zur Erbringung der Dienstleistung durch den*die Anbieter*in
  • z.B. Bereitstellung eines Planes, Konzeptes, Skriptes
  • z.B. Teilnahme an gemeinsamen Vorbereitungs- und Planungstreffen

4. vollständiger Gesamtpreis

Folgende Abweichungen von der Angabe des vollständigen Gesamtpreises im Angebotsbeleg sind noch akzeptabel – d.h. ein eigenhändiger Vermerk mit dem Berechnungsweg ist noch entbehrlich  – , wenn ... (Für das Angebotseinholungsformular muss aber der vollständige Gesamtpreis berechnet und angegeben werden ! )

• nur der Netto-Gesamtpreis (d.h. ohne MwSt./USt. eingerechnet) angegeben ist.
• nur der vorläufige Netto- oder Brutto-Gesamtpreis angegeben ist, und nur noch die Versandkosten (auch wieder netto oder brutto) dazukommen und die Versandkosten angegeben sind.
• der vorläufige, vollständige Gesamtpreis in einer Fremdwährung angegeben ist und wenn auch der Wechselkurs an geeigneter Stelle angegeben ist.
• nur der Einzelpreis, Stückpreis bzw. der Preis pro Einheit angegeben ist und wenn genau 1 Stück bzw. 1 Einheit gekauft werden soll.

Ein Vermerk mit dem Berechnungsweg zum vollständigen Gesamtpreis ist regelmäßig nötig, wenn im Angebotsbeleg dieser fehlt und wenn

• nur der Einzelpreis, Stückpreis bzw. der Preis pro Einheit angegeben ist und wenn 2 oder mehr Stücke gelauft werden soll bzw. nicht genau 1 Einheit gekauft werden soll.
  • Dann muss der Einzelpreis, Stückpreis bzw. Preis pro Einheit mit der benötigten Anzahl bzw. Menge multipliziert werden und das Ergebnis der Multiplikation angegeben werden.
• noch andere Kosten als Versandkosten dazukommen.
• noch variable Kosten bzw. Kosten in noch unbestimmter Höhe dazukommen.
  • Der Betrag dieser Kosten muss dann geschätzt werden.
• noch Kosten mit einem relativen Betrag (Prozentsatz oder Bruchteil) dazukommen (außer MwSt./USt.).
• im angegebenen, vorläufigen Gesamtpreis zusätzlich Pfand und Kautionen enthalten sind.
  • Der Gesamt-Pfand und alle Kautionen müssen dann abgezogen werden.

5. Angabe zur Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer

• z.B. „netto“, „zzgl. USt/MwSt.“, „exkl. USt/MwSt.“, „ohne USt/MwSt.“, „plus USt/MwSt.“, „zzgl. 7 %/19 % USt/MwSt.“, „plus 7 %/19 % USt/MwSt.“, „Alle Angaben ohne Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer.“, „Alle Angaben in netto“
• z.B. „brutto“, „inkl. USt/MwSt.“, „mit USt/MwSt.“, „inkl. 7 %/19 % USt/MwSt.“, „mit 7 %/19 % USt/MwSt.“, „Alle Angaben mit Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer.“, „Alle Angaben in brutto“
• z.B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer erhoben.“ (sogenannte „Kleinunternehmer*innen-Regelung“) oder ein vergleichbarer Paragraf des UStG

vollständiger Gesamtpreis

Für jeden einzelnen Ausgabeposten wird später bei der Abrechnung nur höchstens soviel ausgezahlt, wie in der Kalkulation veranschlagt. Um alle Kosten tatsächlich zu erfassen und in die Kalkulation und den Vergleich der Angebote einzubeziehen, müssen einige Informationen gegebenfalls unter Mehraufwand in Erfahrung bebracht werden. Zur Ermittlung des vollständigen Gesamtpreises soll das konkrete Angebot gewissenhaft durchgesehen werden; gegebenfalls auch wieder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), ein FAQ, Vertragsentwurf bzw. Standardvertrag. Eventuell müssen fehlende Informationen aktiv bei dem*der Anbieter*in erfragt werden. (Stichwort: Preistransparenz)

In sehr selten Fällen kommen weitere Steuern (wie beispielsweise die Kaffeesteuer) und Abgaben (wie beispielsweise die Pauschalabgabe auf Speichermedien) dazu. Diese sind dann erfreulicherweise doch meist bereits in der Preisangabe enthalten.

Der vollständige Gesamtpreis muss immer in Euro angegeben sein. Bei Preisen, die nicht in Euro (Fremdwährung) angegeben sind, müssen diese nach aktuellem, allgemeinen Wechselkurs oder Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Es reicht den in der Fremdwährung angegebenen, vollständigen Gesamtpreis in Euro umzurechnen. Der genutzte Wechselkurs oder Devisenkurs muss mit Datum und Uhrzeit angegeben werden. Innerhalb eines Finanzantrages soll für eine Fremdwährung nur ein Wechselkurs oder Devisenkurs verwendet werden.

Der vollständige Gesamtpreis ist immer die Summe aller einzelnen Kosten in der nachgefragten Menge/Anzahl. Ein Stückpreis, Einzelpreis oder Preis pro Einheit ist nicht ausreichend. Wenn der originale Angebotsbeleg keinen vollständigen Gesamtpreis angibt, dann muss der Angebotsbeleg eigenständig um einen Vermerk mit der nachvollziehbaren Berechnung des vollständigen Gesamtpreises ergänzt werden. Dies ist oft der Fall, wenn der originale Angebotsbeleg nur eine Preisliste ist, oder zusätzlich optionale Leistungen nachgefragt werden.

Im vollständigen Gesamtpreis inkludiert ist des Weiteren immer Folgendes: (nicht abschließende Aufzählung)

• durch den*die Anbieter auf den Kunden/die Kundin umgelegte Kosten
  • Versandkosten, Transportkosten (Spedition)
    • Expressversand und Lieferung sollten prinzipell aus dem Grund der Sparsamkeit vermieden werden. Falls es aber abzusehen ist, dass ein Expressversand/eine Expresslieferung nötig wird, dann müssen die entsprechend höheren Versand-/Lieferkosten berücksichtigt werden.
  • An- und Abfahrt, Spesen (z.B. Kraftstoff, Tagegeld, Übernachtungskosten).
    • Wenn diese im Nachhinein berechnet werden, dann müssen diese geschätzt werden.
  • Aufbau, Einrichtung und/oder Abbau
  • Gebühren öffentlicher Körperschaften (zum Beispiel Maut / Vigette).
    • Wenn diese im Nachhinein berechnet werden, dann müssen diese geschätzt werden.
• Bei Reiseverbindungen gegebenenfalls Kosten für
  • Gepäck und/oder Handgepäck
  • Sitzplatz-Reservierung
  • Check-In (online, am Automaten oder am Schalter)
• Bei Unterkünften/Übernachtungen und Veranstaltungsorten gegebenfalls
  • Nebenkosten/Betriebskosten für Strom, Heizung, Wasser, Abwasser, Telekommunikation, Müllentsorgung, und so weiter. Diese müssen gegebenfalls geschätzt werden.
  • Kosten für Endreinigung, Sonderreinigung
• Bei Unterkünften/Übernachtungen gegebenenfalls
  • Übernachtungssteuer / Beherbergungssteuer / Hotelsteuer / Bettensteuer / Tourismusabgabe / Tourismusbeitrag / Kurtaxe / Kulturförderabgabe
  • Es muss unbedingt recherchiert / nachgefragt werden, ob im Ort der Unterkunft für den konkreten Übernachtungszweck die Übernachtungssteuer anfällt, und wenn sie anfällt, wie hoch sie konkret ist.
  • In aussagekräftigen Angeboten zu Übernachtungen sollte eine entsprechende Angabe enthalten sein. Sonst muss bei dem*der Anbieter*in explizit nachgefragt werden.
  • In aller Regel ist die Übernachtungssteuer zusammen mit dem regulären Preis bei der Unterkunft zu bezahlen.
  • Informationen der Stadt Dresden zur Beherbergungssteuer
• Bei Veranstaltungsorten gegebenfalls Kosten für
  • haus-eigene Technik, Einrichtungsgegenstände, Sportgeräte, Geschirr & Besteck, und so weiter, Verbrauchsmaterial für Selbiges
  • anwesendes, haus-eigenes Personal zum Beispiel Techniker*innen, Sicherheitskräfte, Brandwache
  • haus-eigenes Catering/Bufett
• Bei Leihen bzw. Vermietungen von Gegenständen (z.B. Geräte, Zelte, Mietwagen):
  • gegebenenfalls Zusatzkosten für die Rückgabe der Mietsache an einem anderen Ort (als den Ort der Abholung)
  • Reinigung, gegebenfalls Sondereinigung
• Bei Mietfahrzeugen gegebenfalls
• Kosten für Sprit / Kraftstoff / Diesel / das Benzin
• Kosten für inkludierte/mit abgeschlossene Versicherungen:
  • zum Beispiel Reisekosten-Rücktritts-Versicherung
• Kosten für eine („äußere“ Kosten)
  • bestimmte Art von Ticket (zum Beispiel Papier-Ticket gegen Online-Ticket gegen Handy-Ticket)
  • bestimmte Vertriebsart (zum Beispiel online gegen am Automaten gegen am Schalter)
  • bestimmte Zahlungsart (zum Beispiel Online-Bezahldienst gegen Kreditkarte gegen Überweisung gegen Zahlung in bar)
  • Zahlung in einer bestimmten Währung (Zum Beispiel könnte ein*e US-amerikanische*r Anbieter*in für die Entgegennahme des Geldes in Euro zusätzliche Kosten auf den Kunden/die Kundin umlegen.)
• Service-Pauschalen und Bearbeitungsgebühren
• besondere Steuern und Abgaben
• und Ähnliche

Wenn eine der obigen Kosten direkt selbst zu bezahlen sind, dann müssen diese als selbstständige Ausgabeposten in der Ausgabenkalkulation aufgeführt werden – auch wenn ihre Notwendigkeit die Voraussetzung/Bedingung für die Erbringung einer Dienstleistung sind. Beispiele:

• Ein*e Referent*in, die weit weg wohnt, soll einen Vortrag halten oder einen Workshop durchführen:
  • Der*Die Referent*in könnte verlangen, dass ihm*ihr eine Hotelübernachtung bereitgestellt wird. (nicht empfohlene Vorgehensweise)
  • Die Seite des Antragstellers/der Antragstellerin muss dann die Unterkunft buchen und auch direkt selbst bezahlen.
  • Die Kosten für die Hotelübernachtung ist dann ein separater Ausgabeposten – neben dem Ausgabeposten für das eigentliche Honorar des*der Referent*in.
• Es soll ein Mietfahrzeug gemietet werden. Das Mietfahrzeug muss stets mit vollem Tank bzw. voll geladener Batterie/Akku zurückgegeben werden:
  • Daher muss der Sprit / Kraftstoff / Diesel / das Benzin bzw. der Strom direkt selbst bezahlt werden.
  • Die Kosten für den Sprit bzw. Strom müssen geschätzt werden. Dafür muss geschätzt werden, wie viel Kilometer gefahren werden, und wie teuer 1 Liter Sprit bzw. 1 kWh Strom sein werden. Auch wird der Spritverbrauch des ausgewählten Mietfahrzeuges in Litern pro 100 km benötigt. Bzw. auch wird der Stromverbrauch der ausgewählten Mietfahrzeuges in kWh pro 100 km benötigt. (Der reale Spritverbrauch bzw. Stromverbrauch ist immer etwas höher ! )
  • Die Kosten für den Sprit bzw. Strom sind dann ein separater Ausgabeposten – neben dem Ausgabeposten für die eigentliche Miete des ausgewählten Mietfahrzeuges.

Im vollständigen Gesamtpreis inkludiert soll des Weiteren immer Folgendes sein – auch wenn sie selbst zu bezahlen sind:

• Kosten im Rahmen der Zollabwicklung bei der Einfuhr von Waren aus dem Ausland (Dies kann sowohl einen anderen Staat der Europäischen Union (EU) als auch einen Nicht-EU-Staat meinen.)
  • insbesondere Zoll, Verbrauchssteuern, Einfuhrumsatzsteuer
  • Zollgebühren, z.B. für die temporäre Lagerung im lokalen Zollamt
  • Kosten für zusätzlichen Aufwand der Post bei der Zollabwicklung
  • Kosten für den (erneuten) Versand vom lokalen Zollamt zum letztendlichen Empfangsort

Zu beachten ist auch, dass der vollständige Gesamtpreis auch vom Folgenden abhängig sein kann: (nicht abschließende Aufzählung)

• dem Zeitpunkt der Buchung/Reservierung (z.B. Frühbuchungs-Rabatt)
• dem Zeitpunkt der Lieferung des Produktes bzw. der Erbringung der Dienstleisung (z.B. Expresszuschlag)
• der Saison (z.B. bei Unterkünften, Reiseverbindungen und Frischwaren, Lebensmitteln)
• dem Ort/Land der Lieferung des Produktes bzw. der Erbringung der Dienstleistung
• dem Alter der Kunden/Kundinnen (z.B. bei Mietfahrzeugen Jungfahrer*in-Gebühr)
• einer Vermittlung zwischen dem Kunden/der Kundin und dem*der Anbieter*in (z.B. bekanntes Buchungsportal/bekannter Online-Marktplatz gegen eigene Webseite des Anbieters/der Anbieterin)
• der individuellen Beziehung zwischen Kunde/Kundin und Anbieter*in (z.B. Exklusiv-Angebot, Gutschein von einem vorherigen Kauf, kundenspezifische Preisliste, Rahmenvertrag, Preis als Verhandlungssache)
• besonderes mengenbezogenes Angebot (z.B. Mengenrabatt, „Kaufe 3 Stück – Zahle nur 2 Stück“ oder „Kaufe 2 Stück – Zahle für das 2. Stück nur die Hälfte“)
• Einzelpreis gestaffelt nach Stückzahl oder Gesamtpreis nicht-proportional zur Stückzahl

Vom vollständigen Gesamtpreis exkludiert ist immer Folgendes: (nicht abschließende Aufzählung)

• Kautionen, Pfand; Diese müssen rausgerechnet werden.
  • Die Höhe der Kaution und des Pfandes werden von dem*der Anbieter*in meist separat angegeben.
• Selbstbeteiligungen bei Versicherungen
  • Zum Beispiel ist der*die Fahrende stets persönlich verantwortlich und persönlich haftbar für Schäden an einem Mietfahrzeug.

Diese Kosten werden überhaupt nicht in der Kalkulation berücksichtigt. Kautionen und Pfand werden auch nicht bei den Einnahmen berücksichtigt, da immer angenommen wird, dass diese vollständig wieder reinkommen. Auch ist es so einfacher die Kaution (anderweitig) auszulegen und auch dann einfacher in der Abrechnung.

Anfrage an einen Referenten/eine Referentin

Erfahrungsgemäß gibt es bei Referent*innen – z.B. für Vorträge, Workshops, Moderation und Teilnahme an Diskussionsrunden – die meisten Probleme bei den Formalia von Finanzanträgen. Häufig wird als Angebotsbeleg der komplette Verlauf der E-Mail-Kommunikation eingereicht. Häufig enthalten dieser E-Mail-Verlauf bzw. dieses Angebot nicht alle nötigen Angaben.

Wir empfehlen, dass alle Referent*innen darum gebeten werden, sich selbst um ihre Anreise und/oder Unterkunft zu kümmern und die Reisekosten dafür mit in das Honorar einzupreisen. So können sich der*die Referent*in selbst die Art seiner*ihrer Anreise und/oder Unterkunft aussuchen und ist flexibler. Auch entfällt so für den*die Antragsteller*in ein separater, zusätzlicher Ausgabeposten für die Reiseverbindung und/oder die Unterkunft des Referenten/der Referentin.

Insgesamt sollte die Anfrage an den*die Referent*in mit Aufmerksamkeit und relativ ausführlich geschrieben werden. So kann die Anzahl der gegenseitig zu schreibenden E-Mails reduziert werden. In der Anfrage sollten folgende Informationen vorkommen.

• Der*Die Referent*in sollte darum gebeten werden ein schriftliches Angebot zu erstellen.
• Das Honorar sollte immer inklusive Umsatzsteuer erfragt werden bzw. dem Referenten/der Referentin angeboten werden. Alternativ soll der*die Referent*in gebeten werden explizit anzugeben, dass für seine*ihre Dienstleistung nach § 19 UStG (sogenannte „Kleinunternehmer*innen-Regelung“) oder nach einem anderen Paragrafen des UStG keine Umsatzsteuer erhoben wird.
• Gemäß obiger Empfehlung und zusammen mit der Umsatzsteuer sollte das Honorar immer inklusive Umsatzsteuer und inklusive Reisekosten erfragt werden bzw. dem Referenten/der Referentin angeboten werden.
• bei einem Vortrag, Workshop, Teilnahme an einer Diskussionsrunde, Moderation:
  • zur Wiederholung: Folgende Angaben müssen aus dem Angebotsbeleg neben den anderen Angaben hervorgehen:
    • Zusammenfassung des Inhaltes des Vortrages, des Workshops, der Diskussionsrunde (vergleichbar mit einem Abstract) im Umfang von 2–4 Stichpunkten oder Sätzen
    • zeitlicher Umfang des Vortrages, des Workshops, der Diskussionsrunde, der zu moderierenden Veranstaltung in Minuten, Stunden, oder ... Kurseinheiten à ... Minuten/Stunden.
    • Ort bzw. wesentliche Umstände des Vortrages, des Workshops, der Diskussionsrunde, der zu moderierenden Veranstaltung: Bei Präsenz-Veranstaltungen reicht als Angabe des Ortes „Dresden“ oder eben der Name einer andere Gemeinde aus. Bei Präsenz-Veranstaltungen reicht es als Angabe des Alternativ kann einen Online-Veranstaltung (gemeint mit „Umstand“) erfragt werden. Dem Referenten/Der Referentin kann auch explizt die freie Wahl zwischen Präsenz und online gelassen werden.
  • Wenn das Honorar (inklusive Umsatzsteuer und Reisekosten) voraussichtlich mehr als 200,00 € (neue Grenze) beträgt:
    • Die Zusammenfassung des Inhaltes, der zeitliche Umfang und der Ort bzw. die Umstände müssen im Vorfeld der Anfrage definiert werden. Diese drei Angaben müssen dann neben den anderen Angaben im Angebotseinholungsformular als Teil der Leistungsbeschreibung eingetragen werden. Diese drei Angaben müssen dann neben dem Anderen hier Erwähnten in der Anfrage-E-Mail an den*die Referent*in als Vorstellung der Seite des Antragstellers/der Antragstellerin angegeben werden.
  • Wenn das Honorar (inklusive Umsatzsteuer und Reisekosten) voraussichtlich genau oder weniger als 200,00 € (neue Grenze) beträgt:
    • Die Zusammenfassung des Inhaltes, der zeitliche Umfang und der Ort bzw. die Umstände können jeweils entweder in der Anfrage-E-Mail an den*die Referent*in als Vorstellung der Seite des Antragstellers/der Antragstellerin angegeben werden, oder der*die Referent*in wird gebeten, die Zusammenfassung des Inhaltes auszuarbeiten und anzugeben bzw. den zeitlichen Umfang und den Ort bzw. die Umstände festzulegen und anzugeben.
• Aus dem Angebotsbeleg muss immer das Datum und ggf. die Tageszeit des Vortrages, des Workshops, der Diskussionsrunde, der zu moderierenden Veranstaltung hervorgehen. Entweder die Seite des*der Antragssteller*in schlägt einen Termin oder einen Zeitraum in der Anfrage-E-Mail vor, oder der*die Referent*in wird gebeten einen Terminvorschlag abzugeben.
• Aus dem Angebotsbeleg muss immer der*die genaue Vertragspartner*in auf der Seite des*der Referent*in hervorgehen. Ein Pseudonym oder der Name eines unorganisierten Kollektivs ist kein genauer Vertragspartner/keine genaue Vertragspartnerin. In diesen Fällen soll darum gebeten werden, dass der Vorname und Nachname mindestens einer Person, welche der*die Vertragspartner*in auf Seite des*der Referent*in ist, genannt wird. (siehe auch den letzten Stichpunkt am Ende und den letzten Absatz)
• Es sollte immer explizit der*die Vertragpartner*in auf der Seite des Antragstellers/der Antragstellerin, mit welchem der*die Referent*in das Rechtsgeschäft abschließen würde, genannt werden.
  • für interne Finanzanträge z.B. von Referaten und AGs des StuRa:
    • Der Vertragspartner ist der StuRa. (Wenn der*die Antragsteller*in nicht plant andere Ausgaben zu diesem Finanzantrag auszulegen, kann im Finanzantragsformular die Angabe einer Kontoverbindung entfallen.)
    • „Ihr Vertragspartner würde sein:
      Studierendenrat der TU Dresden
      Helmholtzstr. 10
      01069 Dresden“ (exakt so ! )
  • für externe Finanzanträge von Hochschulgruppen, welche als Verein oder als andere Rechtsform organisiert sind:
    • Der*Die Vertragspartner sollte der Verein bzw. die andere Rechtsform sein. Von diesem Verein bzw. dieser anderen Rechtsform sollte im Finanzantragsformular die Kontoverbindung angegeben werden.
    • wenn der Verein bzw. die andere Rechtsform eine eigenständige Anschrift, d.h. eigene Räumlichkeiten, hat:
      • „Ihr*e Vertragspartner*in würde sein:
        <Name des Vereins> e.V. / <amtlicher Name der anderen Rechtsform>
        [ c/o <Vorname> <Nachname> (eines Vorstandsmitgliedes, welches seine*ihre Anschrift für den Verein bzw. die andere Rechtsform zur Verfügung stellt) ]
        <Straße> <Hausnummer>
        <Postleitzahl> <Ort>“
    • wenn ein Vorstandsmitglied seine*ihre persönliche Anschrift für den Verein bzw. die andere Rechtsform zur Verfügung stellt:
      • „Ihr*e Vertragspartner*in würde sein:
        <Name des Vereins> e.V. / <amtlicher Name der anderen Rechtsform>
        c/o <Vorname> <Nachname> (des Vorstandsmitgliedes)
        <Straße> <Hausnummer>
        <Postleitzahl> <Ort>“
  • für externe Finanzanträge von Hochschulgruppen, welche keine Rechtsform haben, und von beliebigen Studierenden:
    • Der*Die Vertragspartner*in müsste eine natürliche Person sein. Von dieser Person sollte idealerweise im Finanzantragsformular die Kontoverbindung angegeben werden.
    • „Ihr*e Vertragspartner*in würde sein:
      <Vorname> <Nachame>
      <Straße> <Hausnummer>
      <Postleitzahl> <Ort>“
• Es sollte immer darauf hingewiesen werden, dass die verbindliche Zusage vorausichtlich erst ab einschließlich dem Stichtag (ab welchem Finanzanträge gültig werden) erfolgen kann. Das heißt: Diese Anfrage-E-Mail ist nur eine unverbindliche Anfrage.
• Es sollte erfragt werden, ob der*die Referent*in einwilligt, dass sein*ihr Vorname und Nachname in den öffentlichen Sitzungsunterlagen und im öffentlichen Protokoll erwähnt werden darf. Die Ablehnung dessen ist auch ok.

Der Angebotsbeleg muss zwar mit der Antragstellung vorliegen, aber Angebotsbelege von Referent*innen werden nicht in den öffentlichen Sitzungsunterlagen oder im öffentlichen Protokoll veröffentlicht. Dies begründet sich im Vertrauensschutz der Kommunikation und im Geschäftsgeheimnis. Solche Angebotsbelege werden nur (je nach Gremium, welches den Finanzantrag behandelt) den Mitgliedern des StuRa-Plenums, des Sitzungsvorstandes, des Förderauschuss bzw. den Geschäftsführenden ersichtlich gemacht.