Sitzungen

Inhaltsverzeichnis

Plenum

Das Plenum ist das höchste Gremium der Studierendenschaft. Er wird aus von den Fachschaftsräten gewählten Vertreter_innen gebildet. Das Plenum wählt alle StuRa-Amtsträger_innen und sagt ihnen, was zu tun ist. Es entscheidet in grundsätzlichen Fragen, bei größeren Geldausgaben, beschließt den Haushalt und die Ordnungen der Studierendenschaft.

Das Plenum ist der Studierendenrat im Sinne von § 25 und § 26 des Sächsischen Hochschulfreiheitsgesetzes (Link zu REVOSax, dem sächsischen Gesetzes- und Vorschriftenportal).

Angelegenheiten bezüglich des Plenums sind an den Sitzungsvorstand zu richten.

Inhaltsverzeichnis für das Plenum

Sitzungstermine

Das Plenum tagt in der Vorlesungszeit an jedem zweiten Donnerstag um 19:30 Uhr bis planmäßig 23:00 Uhr. In der vorlesungsfreien Zeit tagt das Plenum an weniger Donnerstagen.

Der Sitzungsvorstand bittet darum schon gegen 19:15 Uhr zu erscheinen.

2021

07. Januar¹
21. Januar
04. Februar² ³
25. Februar
11. März (Sondersitzung)
18. März
08. April¹
22. April
29. April (Sondersitzung)
06. Mai
20. Mai
03. Juni
17. Juni

01. Juli¹
15. Juli
05. August
02. September
30. September
14. Oktober¹
28. Oktober
11. November
25. November
09. Dezember
06. Januar 2022¹³

¹ Auf diesen Sitzungen werden die Geschäftsführer_innen ihren Quartalsbericht vorstellen.
² Wahl der Exekutive für die nächste Legislatur. Alle Referent_innen und Geschäftsführer_innen werden auf dieser Sitzung zum 01.04. des jeweiligen Jahres gewählt.
³ konstituierende Sitzung der Legislative

Sitzungsort

Alle Plenumssitzungen finden aufgrund von Corona bzw. COVID-19 online mittels der Videokonferenzsoftware BigBlueButton statt. (vorbehaltlich explizit aufgeführter Änderungen)

  • Link zum Online-Sitzungsraum
    • an Sitzungsdonnerstagen ab 19:00 Uhr abrufbar
    • ZIH-Login notwendig
    • Aus prinzipellen, technischen Gründen des BigBlueButton an der TU Dresden können höchstens 100 Leute teilnehmen.
  • Hinweise zu Online-Sitzungen
    • für Plenumsmitglieder, Kandidierende und Gäste
    • Folien-Präsentation als PDF
    • sollte zum großen Teil barrierefrei sein; allerdings fehlen Lesezeichen

Materialien

Mitglieder

siehe Extraseite

Antrag an das Plenum

Jede_r Studierende der Technischen Universität Dresden ist hat das Recht einen Antrag an das Plenum des StuRa zu stellen. Ein Antrag wird dann auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung gesetzt und in den Sitzungsunterlagen veröffentlicht. Dafür muss ein Antrag fristgerecht bis spätestes 16:00 Uhr am Montag der Sitzungswoche beim Sitzungsvorstand eingereicht werden.

Folgende Angaben müssen – entsprechend gekennzeichnet – im Email-Text enthalten sein:

  • Antragstitel: Überschrift des Antrags
  • Antragsteller_in: vollständiger Vorname und Nachname des_der Studierenden, die den Antrag vertritt
  • Antragstext: möglichst kurz, knapp, verständlich und klar formulieren, was gewollt wird.
  • Begründung: Warum sollte das Plenum diesem Antrag zustimmen bzw. warum ist es notwendig.

Anhänge bitte nur verwenden, wenn es wirklich nötig ist. Unterlagen (zum Beispiel mehrere Seiten langer Antragstext, Text einer neugeschriebenen Ordnung, mehrere Seiten lange Begründung, ausgefüllte Formulare, Kalkulationen, eingeholte Angebotsbelege) sollen als Anhang in die Email. Für Anhänge ist das PDF-Format geeignet. Ferner bittet der Sitzungsvorstand darum, dass alle Dateien aussagekräftig benannt sind und in Dateinamen Unterstriche statt Leerzeichen vorkommen.

Verschiedene Anträge bzw. Tagesordnungspunkte sollen auch in separaten Emails eingereicht werden. Zum Beispiel soll ein Bericht aus einem Gremium in einer Email und eine (erneute) Kandidatur in das selbe Gremium in einer weiteren Email gestellt werden, da beides auch in separaten Tagesordnungspunkten behandelt wird.

Wenn ein Antrag in der geschlossenen Sitzung des Plenums behandelt werden soll, ist dies besonders gekennzeichnet im Email-Text zu nennen.

Der_Die Antragsteller_in wird ausdrücklich darum gebeten auf der Plenumssitzung zu erscheinen um den Antrag vorzustellen und zu verteidigen. Der_Die Antragsteller_in kann den Antrag jederzeit zurückziehen. Der_Die Antragsteller_in hat das Recht zuerst zu seinem_ihren Antrag zu sprechen und abweichend von der Redeliste auf Fragen zu antworten. (Antragsteller_innen-Rederecht)

Finanzantrag an das Plenum

Im Vorfeld ist für alle Antragstellenden dringendst eine Beratung empfohlen! Die Ausführungen im Abschnitt Finanzantrag sind zu beachten!

Ein Finanzantrag an das Plenum ist abweichend von anderen Anträgen an das Plenum immer an finanzantrag@stura.tu-dresden.de zu schicken.

Der Finanzantrag ist auf zwei Wegen vor der Plenumssitzung beim Sitzungsvorstand bzw. StuRa einzureichen:

  • Den Finanzantrag (wie andere Anträge auch) einerseits vor der Plenumssitzung fristgerecht per Email einreichen. Das Finanzantragsformular muss vollständig ausgefüllt und unterschreiben sein. Die anderen Formulare, Unterlagen, Angebote und Anhänge müssen auch vollständig sein, dürfen aber auch nicht unterschrieben sein.
  • NEU seit 22.02.2021: Gleichzeitig – also auch bis vor der Plenumsitzung – muss der vollständige Finanzantrag analog/in Papierform und überall wo nötig unterschrieben im StuRa eingereicht werden. Das Finanzantragsformular muss vollständig ausgefüllt und unterschreiben sein. Die anderen Formulare, Unterlagen, Angebote und Anhänge müssen auch vollständig mit eingereicht werden. – Entweder per Post schicken oder in den Briefkasten der StuRa-Baracke (Link zum Campus Navigator) am Südeingang werfen. (siehe Nachbereiten des Finanzantrages)

Ein Finanzantrag mit fehlenden Angaben, Formularen, Angeboten oder Unterlagen wird nur vorläufig auf die Tagesordnung gesetzt und nur mit – meist recht kurzfristigen – Nachreichungen bzw. Nachbesserungen auf der Plenumssitzung behandelt.

Initiativantrag an das Plenum

Ein kann auch nach der oben genannten Antragsfrist bis Sitzungsbeginn beim Sitzungsvorstand eingereicht werden. Folgende Angaben müssen zusätzlich – entsprechend gekennzeichnet – enthalten sein:

  • Begründung, warum die reguläre Antragsfrist verpasst wurde
  • Begründung, warum der Antrag zwingend auf dieser Plenumssitzung behandelt werden muss

Damit ein Initiativantrag auf der Tagesordnung steht, muss er von mindestens 7 stimmberechtigten Plenumsmitgliedern unterschrieben werden. Diese Unterschriften können direkt vor der Sitzung eingeholt werden. (nicht empfohlen und nicht praktikabel in Zeiten von Corona bzw. COVID-19) Stattdessen gilt für Online-Sitzungen Folgendes:

  • Studierende, die keine Plenumsmitglieder sind, reichen den Initiativantrag wie andere Anträge auch beim Sitzungsvorstand ein. Der Sitzungsvorstand leitet den Initiativantrag dann unverzüglich an die Plenumsmitglieder zur Unterstützung weiter.
  • Damit ein Initiativantrag auf der Tagesordnung steht, müssen mindestens 7 stimmberechtigte Plenumsmitglieder per Email von ihrem TUD-Mail-Konto an den (gesamten) Sitzungsvorstand ihre Unterstützung für den Initiativantrag kund tun. Unterstützungen über andere Kanäle und Medien werden nach § 5 der Durchführungsbestimmungen für Online-Sitzungen dafür nicht gewertet. Die unterstützenden Plenumsmitglieder müssen für die Plenumssitzung, auf welcher der Initiativantrag noch mit auf der Tagesordnung stehen soll, Stimmrecht besitzen.

Ein Initiativantrag darf zu einer Sondersitzung nicht eingereicht werden.

Änderungsantrag

Ein Änderungsantrag verändert, verkürzt, ergänzt oder ersetzt den Antragstext eines Antrages. Ein Änderungsantrag kann jederzeit vor Beschlussfassung über den ursprünglichen Antrag (meist während der Sitzung) beim Sitzungsvorstand oder dem_der Sitzungsleiter_in eingereicht werden. Ein Änderungsantrag muss die Antragsfrist also nicht erfüllen. Der Antragstext des Änderungsantrages sollte den Antragstext des ursprünglichen Antrages referenzieren. Dafür eignen sich Phrasen wie: „Ersetze ... durch ...“, „Streiche ...“, „Ergänze ...“ oder „Ersetze den kompletten Antragstext durch ...“. Ein Änderungsantrag kann, muss aber nicht, (kurz) begründet werden.

Ein Änderungsantrag soll in irgendeiner schriftlichen/textuellen Form beim Sitzungsvorstand bzw. der aktuellen Sitzungsleitung eingereicht werden. Dies kann per Email sein, auf einem (handschriftlichen) Stück Papier (bei Präsenz-Sitzungen) oder in den Geteilten Notizen (bei Online-Sitzungen). (Änderungsanträge die nur mündlich gestellt werden führen oft zu Verwirrung und Missverständnis und sind anfälliger dafür übersehen zu werden.)

Änderungsanträge können von dem_der Antragsteller_in des ursprünglichen Antrages auch ohne Beschlussfassung bzw. Abstimmung übernommen werden.

Antrag auf Neubefassung

Ein Antrag auf Neubefassung kann nur im Tagesordungspunkt Protokolle und nur zu einem bereits behandelten Antrag oder Tagesordnungspunkt eines anderen Gremiums (Geschäftsführung, Förderausschuss oder Sitzungsvorstand), dessen Protokoll gerade im Plenum behandelt wird, gestellt werden. Er kann sowohl im Vorfeld der Plenumssitzung als auch spontan im TOP selbst gestellt werden. Er muss die Antragsfrist also nicht erfüllen. Er kann formlos und mündlich gestellt werden.

Ob Diskussion und Beschlussfassung über den Antrag des anderen Gremiums überhaupt stattfindet, wird nicht beschlossen bzw. abgestimmt. Wenn ein Antrag auf Neubefassung gestellt wurde, wird die Diskussion wie bei normalen Anträgen im Plenum eröffnet und durchgeführt. Auch die Beschlussfassung erfolgt wie bei normalen Anträgen im Plenum. Der Beschluss eines im Plenum neubefassten Antrages ist dann endgültig.

Wenn zu einem in einem anderen Gremium behandelten Antrag oder Tagesordungspunkt im Plenum kein Antrag auf Neubefassung gestellt wurde, wird der Beschluss wie er im anderen Gremium gefällt wurde (wie im vorliegenden Protokoll des anderen Gremiums ersichtlich) endgültig.

Ein Grund für einen Antrag auf Neubefassung kann beispielsweise sein

  • Unzufriedenheit mit dem Ergebnis des Tagesordnungspunktes oder des Beschlusses des Antrages in dem anderen Gremium
  • zwischenzeitliches Auftauchen neuer, bedeutender eventuell entscheidungsverändernder Erkenntnisse zwischen der Sitzung des anderen Gremiums und der nächsten/dieser Plenumssitzung
  • Bedarf den ursprünglichen Antragstext zu ändern

Die Möglichkeit des Antrages auf Neubefassung bewirkt, dass die Beschlüsse anderer Gremien immer nur vorläufig sind und die Beschlüsse anderer Gremien immer erst nach der nächsten Plenumssitzung gültig werden.

Der Antrag auf Neubefassung darf nicht mit der Möglichkeit des erneuten Behandelns eines Antrages in der selben Legislatur verwechselt werden.

GO-Antrag

Um den Verlauf der Sitzung zu beeinflussen, können Plenumsmitglieder Anträge zur Geschäftsordnung (meist abgekürzt als „GO-Antrag“) stellen. Sie werden naturgemäß erst auf der Sitzung und während der Behandlung eines Tagesordnungspunktes gestellt. Sie können aber auch bereits im Vorfeld angekündigt werden.

Je nach konkretem GO-Antrag ist er entweder automatisch angenommen („keine Gegenrede zulässig“) , benötigt die einfache Mehrheit der Anwesenden oder benötigt die Zwei-Drittel-Mehrheit (2/3-Mehrheit) der anwesenden Plenumsmitglieder. Über gestellte GO-Anträge (die nicht bereits automatisch angenommen werden) wird unverzüglich beschlossen.

Die Sitzungsleitung bittet darum, einen GO-Antrag eindeutig, und wenn nötig mit Konkretisierung, zu benennen. Es gibt nach der Geschäftsordnung genau die folgenden GO-Anträge:

  • betreffend der Tagesordnung
    • Vertagung eines Tagesordungspunktes (einfache Mehrheit)
      • Standardmäßig wird auf die nächste Sitzung vertagt.
      • Es kann aber auch festgelegt werden, dass der Tagesordungspunkt (TOP) erst zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, wieder aufgerufen wird.
    • Nichtbefassung eines Tagesordnungspunktes (einfache Mehrheit)
      • bewirkt, dass der TOP nicht behandelt wird
      • wirkt für die aktuelle Sitzung und bis zum erneuten Stellen des selben Antrages zu einer der folgenden Sitzungen (in der selben Legislatur). Die nötige Mehrheit für den nichtbefassten Antrag bleibt dabei dieselbe. (Dies darf also nicht mit dem erneuten Behandeln eines Antrages in der selben Legislatur verwechselt werden.)
      • Ein angenommener GO-Antrag auf Nichtbefassung eines Antrages/TOPs ist (formal gesehen) kein ablehnender Beschluss über diesen Antrag.
    • Änderung der Tagesordnung (2/3-Mehrheit)
      • Die Tagesordnung wird am Anfang der Sitzung beschlossen. Sie kann danach nur mittels dieses GO-Antrages geändert werden.
      • geläufiges Beispiel: „Vorziehen des TOP <Name des TOP> auf nach dem aktuellen TOP“
  • betreffend der Diskussion
    • fünf-minütige Beratungspause (automatisch angenommen)
      • nur einmal pro TOP zulässig
    • Richtigstellung (automatisch angenommen)
      • dient dazu, dass ein Plenumsmitglied sofort – das heißt ausnahmsweise außerhalb der Redeliste – und kurz – das heißt in wenigen Sätzen – eine falsche oder irreführende Information des Vorredners/der Vorrednerin korrigiert
      • muss während eines oder unmittelbar nach dem betreffenden Redebeitrag gestellt werden.
      • dennoch darf der_die Vorredner_in ausreden
    • Beschränkung der Redezeit (einfache Mehrheit)
      • führt ein für alle (weiteren) Redebeiträge zum aktuellen TOP eine gleich lange Begrenzung der Redezeit ein.
      • kann eine bereits eingeführte Begrenzung der Redezeit auch ändern
    • Schluss der Redeliste (einfache Mehrheit)
      • Vor dem Schluss der Redeliste haben alle die nun letztmalige Gelegenheit sich auf die Redeliste für den aktuellen TOP zu setzen.
      • Nach dem Schluss der Redeliste ist also fix festgelegt, wie viele noch zum aktuellen TOP reden dürfen und wer noch zum aktuellen TOP reden darf.
    • Schluss der Debatte und sofortige Beschlussfassung (2/3-Mehrheit)
      • Die Diskussion zum aktuellen TOP wird abgebrochen – das heißt auch wer noch auf der Redeliste steht, darf nicht mehr reden.
      • Falls der TOP einen Beschluss vorsieht (Es gibt also einen Antrag.), wird die Beschlussfassung bzw. Abstimmung über den Antrag sofort durchgeführt. Die Behandlung des TOPs wird nach der Beschlussfassung bzw. Abstimmung wie üblich beendet und es wird der nächste TOP aufgerufen.
  • betreffend der Beschlussfassung bzw. Abstimmung
    • Auszählung (automatisch angenommen)
      • Falls keine Gegenrede zu einem Antrag geäußert wird, ist der Antrag normalerweise angenommen. Mit diesem Antrag kann dennoch eine Abstimmung (mittels Handzeichen) gefordert werden.
      • Wegen Corona bzw.. COVID-19 wird auf Online-Sitzungen die Abstimmung mittels Handzeichen durch das Umfrage-Feature von BigBlueButton ersetzt. (siehe Hinweise zu Online-Sitzungen)
    • erneute Auszählung (automatisch angenommen)
      • wird bei der offenen Abstimmung mittels Handzeichen und meist aus einem der folgenden Gründe gestellt:
        • Zweifel am geschehenen Abstimmungsprozess – meist, wenn von der Sitzungsleitung Fehler begangen wurden, die Abstimmung regelwidrig unterbrochen oder gestört wurde
        • Unzufriedenheit darüber, dass zu wenige Stimmen abgegeben wurden.
        • subjektive Ansicht, dass das Abstimmungsergebnis nicht dem subjektiv vermuteten Willen der Plenumsmitglieder entspricht – meist wenn aufgrund zu vieler Enthaltungen ein Antrag abgelehnt werden würde. (Dies darf nicht mit der Enthaltungsmehrheit verwechselt werden.)
      • Dieser GO-Antrag muss unverzüglich nach Verkündung des Abstimmungsergebnisses gestellt werden. Beim offenen Abstimmungsverfahren mittels Handzeichen, wird dieses erneut durchgeführt. Bei anderen offenen oder geschlossenen Abstimmungsverfahren, werden die bereits abgegebenen Stimmen erneut gezählt.
      • Wegen Corona bzw.. COVID-19 wird auf Online-Sitzungen die Abstimmung mittels Handzeichen durch das Umfrage-Feature von BigBlueButton ersetzt. Wenn dieser GO-Antrag gestellt wird, wird äquivalent eine neue Umfrage gestartet und diese wieder ausgewertet. (siehe Hinweise zu Online-Sitzungen)
    • erneute Feststellung der Beschlussfähigkeit (automatisch angenommen)
      • Mittels einer Auszählung unter den anwesenden Plenumsmitgliedern wird erneut festgestellt, ob die aktuelle Sitzung beschlussfähig ist und weiterhin Anträge beschließen darf.
      • Wenn die Beschlussfähigkeit nicht mehr gegeben ist, wird die aktuelle Sitzung abgebrochen oder es werden nur noch die TOPs behandelt, die keine Beschlüsse vorsehen – z.B. Berichte, Diskussions- und Info-TOPs, Sonstiges.
    • erneute Feststellung der Beschlussfähigkeit und gegebenenfalls erneute Auszählung (automatisch angenommen)
      • Kombination der beiden vorherigen GO-Anträge
      • Es wird dann erneut ausgezählt, wenn die Beschlussfähigkeit weiterhin gegeben ist.
    • geheime Abstimmung (automatisch angenommen)
      • Über normale Anträge wird normalerweise offen mittels Handzeichen abgestimmt.
      • Mit diesem GO-Antrag kann ein Plenumsmitglied eine geheime Abstimmung mit Stimmzetteln fordern.
      • Wegen Corona bzw. COVID-19 werden zu Online-Sitzungen schriftliche, geheime Abstimmungen wie eine Briefwahl (nach Wahlordung und natürlich mit Stimmzettelumschlägen) – mit entsprechender 2–3-wöchiger Frist zur Stimmabgabe – durchgeführt. (siehe Durchführungsbestimmungen für Online-Sitzungen)
    • schriftliche Abstimmung (einfache Mehrheit)
      • Eine schriftliche Abstimmung ist nur zulässig für Anträge, die die Mehrheit der Mitglieder oder die Zwei-Drittel-Mehrheit der Mitglieder erfordern – meist Ordnungsänderungen
      • Die Abstimmung findet dann nicht auf der Sitzung statt, sondern außerhalb der Sitzung in einem offenen Verfahren. Die Frist zur Stimmabgabe muss mindestens zum Ende des Freitages nach der nächsten Plenumssitzung laufen.
      • Der Sitzungsvorstand erstellt dann eine Abstimmliste auf der die Plenumsmitglieder abstimmen und unterschreiben können. Sie hängt meist im Postraum in der StuRa-Baracke aus.
      • Wegen Corona bzw. COVID-19 gibt es zu Online-Sitzungen für schriftliche Abstimmungen zwei Möglichkeiten:
        • 1) Vom Sitzungsvorstand wird eine Email mit dem Antrag und mit Lesebestätigung an die Plenumsmitglieder versendet. Die Plenumsmitglieder können dann bis zur bestimmten Frist in einer Antwort-Email ihre Stimme abgeben.
        • 2) Die schriftliche Abstimmung wird ähnlich einer Briefwahl mit der entsprechenden Frist durchgeführt. Da die reine schrifltiche Abstimmung ein offenes Abstimmverfahren ist, wird dabei auf Stimmzettelumschläge und eine Zählkommission verzichtet.
        • Bei beiden Möglichkeiten werden die abgegebenen Stimmen für die Plenumsmitglieder transparent gemacht.
    • schriftlich, geheime Abstimmung (einfache Mehrheit)
      • Eine schriftlich, geheime Abstimmung ist nur zulässig für Anträge, die die Mehrheit der Mitglieder oder die Zwei-Drittel-Mehrheit der Mitglieder erfordern – meist Ordnungsänderungen
      • Die Abstimmung findet dann nicht auf der Sitzung statt, sondern außerhalb der Sitzung in einem geheimen Verfahren.
      • Dafür werden vom Sitzungsvorstand und der zu bestimmenden Zählkommission Stimmzettel und eine Urne vorbereitet. Die Plenumsmitglieder können dann in die StuRa-Baracke kommen, ihre Stimmabgabe durch Unterschrift bestätigen, den Stimmzettel ausfüllen und ihn in die Urne werfen. Dabei ist ein Mitglied der Zählkommission anwesend.
      • Wegen Corona bzw. COVID-19 werden zu Online-Sitzungen schriftliche, geheime Abstimmungen wie eine Briefwahl (nach Wahlordung und natürlich mit Stimmzettelumschlägen) – mit entsprechender 2–3-wöchiger Frist zur Stimmabgabe – durchgeführt. (siehe Durchführungsbestimmungen für Online-Sitzungen)
  • betreffend der Öffentlichkeit
    • Zulassung Einzelner zur geschlossenen Sitzung (einfache Mehrheit)
      • Die Einzelnen müssen mit Vorname und Nachname einzeln aufgezählt werden. Die Benennung von Gruppen ist unzulässig.
      • Die Zulassung Einzelner zur geschlossenen Sitzung kann/sollte auf einen einzelnen TOP innerhalb der geschlossenen Sitzung bzw. bei Ausschluss der Öffentlichkeit den geschlossenen Teil eines des sonst offenen TOPs begrenzt werden.
      • Dieser GO-Antrag sollte unmittelbar vor Beginn der geschlossenen Sitzung bzw. vor Beginn des Ausschlusses der Öffentlichkeit gestellt werden.
    • Personaldebatte (einfache Mehrheit)
      • Die Personaldebatte dient zur intensiven und gegebenenfalls grundsätzlichen Diskussion über und Kritik an einem bestimmten Amtsträger/einer bestimmten Amtsträgerin oder einer anderen bestimmten Person des StuRa und wenn dabei die Persönlichkeitsrechte der bestimmten Person berührt werden können.
      • Während der Personaldebatte dürfen Gäste und die bestimmte Person bzw. die bestimmten Personen nicht anwesend sein.
      • Während der Personaldebatte wird nicht protokolliert.
      • Wegen Corona bzw. COVID-19 wird auf Online-Sitzungen die Personaldebatte in einem dritten, eigenständigen, nicht-öffentlichen  BigBlueButton-Raum – mit anderem Link und erneuter Anmeldung – durchgeführt.
    • Ausschluss der Öffentlichkeit für den aktuellen Tagesordungspunkt (2/3-Mehrheit)
      • Der aktuelle Tagesordungspunkt in der offenen Sitzung wird bis auf Weiteres geschlossen (als geschlossene Sitzung) behandelt. Das bedeutet, dass nur Plenumsmitglieder, der Sitzungsvorstand und gegebenfalls Einzelnen Zugelassene während der (weiteren) Behandlung des TOPs anwesend sein dürfen. Nicht zugelassene Gäste müssen den Sitzungsraum für die Dauer der Behandlung des TOPs verlassen.
      • Auch das Protokoll der (weiteren) geschlossenen Behandlung wird nur den Plenumsmitglieder zur Verfügung gestellt.
      • Falls kein Bedarf mehr besteht den TOP weiter geschlossen zu behandeln, wird die Behandlung in der offenen Sitzung fortgeführt.
      • Die Beschlussfassung über einen offenen TOP muss in jedem Fall in der (bzw. zu der) öffentlichen Sitzung stattfinden.
      • Wegen Corona bzw. COVID-19 wird auf Online-Sitzungen die Behandlung des TOPs in dem zweiten, eigenständigen, geschlossenen BigBlueButton-Raum – mit anderem Link und erneuter Anmeldung – fortgeführt.
  • Sonstige GO-Anträge
    • Verlängerung der Sitzung um eine Stunde (2/3-Mehrheit)
      • Die Plenumssitzung dauert planmäßig bis 23:00 Uhr und wird dann unverzüglich beendet (bzw. abgebrochen) auch wenn die Behandlung eines TOPs noch nicht beendet wurde und/oder noch TOPs auf der Tagesordung stehen.
      • Dieses Sitzungsende kann mit diesem GO-Antrag um eine Stunde (also zum Beispiel bis 24:00 Uhr) verlängert werden.
      • Dieser GO-Antrag kann (wie andere GO-Antrage auch) mehrmals in einer Sitzung gestellt werden, so dass die Sitzung immer weiter verlängert wird.
      • geläufige Gründe für die Verlängerung der Sitzung können sein:
        • Fortführung der intensiven bzw. interessanten Diskussion zu einem TOP mit dem Ziel diese noch auf der aktuellen Sitzung zu beenden.
        • Es soll noch die übliche geschlossene Sitzung stattfinden.
    • Abweichung von der Geschäftsordnung (2/3-Mehrheit)
      • Es muss sehr präzise benannt werden, wie von der Geschäftsordnung abgewichen werden soll.
      • geläufiges Beispiel: „Verlängerung der Sitzung bis zum Ende des aktuellen Tagesordungspunktes“

Kandidatur und Entsendung

Mit einer Kandidatur kann sich jede_r Studierende der TU Dresden auf ein ausgeschriebenes Amt/Posten bewerben und wählen/entsenden lassen bzw. sich in ein ausgeschreibenes Gremium wählen/entsenden lassen. Ob gewählt (geheime Wahl mit Stimmzetteln) oder nur entsendet (einfacher Beschluss) werden muss, ist abhängig vom genauen Amt, Posten bzw. Gremium (siehe Hinweise in der jeweiligen Auschreibung). Auch ohne Ausschreibung kann sich jede_r Studierende in ein Referat des StuRa entsenden lassen. Kandidaturen und Entsendungen sind fristgerecht vor der nächsten Plenumssitzung beim Sitzungsvorstand einzureichen.

Eine Kandidatur oder Entsendung wird im Wesentlichen wie ein Antrag behandelt. Folgende Angaben müssen – entsprechend gekennzeichnet – im Email-Text enthalten sein:

  • Position: präzise Bezeichnung des Amtes, Postens, Gremiums für welches die Person kandidiert bzw. in welches die Person sich entsenden lassen will
  • Name: vollständiger Vorname und Nachname der Person, die kandidiert bzw. sich entsenden lassen will
  • Begründung: Vorstellung der Person und/oder Warum sollen die Plenumsmitglieder genau die Person in genau dieses Amt, Gremium bzw. auf genau diesen Posten wählen bzw. entsenden (kann auch kürzer sein)
  • (Der Antragstitel und Antragstext entfällt.)

Zusätzlich muss das Kontaktdaten-Formular ausgefüllt, unterschrieben und analog eingereicht werden. Ferner müssen bereits Entsendete bzw. Gewählte, die berechtigt sind Aufwandsentschädigungen (AE) zu beantragen, eine Belehrung des Geschäftsführes Finanzen unterschreiben und analog einreichen. Dieses ist vom Geschäftsführer Finanzen selbstständig zu erfragen.

Wenn nur entsandt werden muss, kann die Person sich auch wünschen gewählt zu werden.

Wenn gewählt wird, muss der_die Kandiderende zur Plenumssitzung anwesend um sich vorzustellen und auf Fragen antworten zu können. Sonst muss die Behandlung der Kandidatur und die Wahl vertagt werden. Bei wiederholter Nicht-Anwesenheit kann die Kandidatur auch nicht (mehr) befasst werden. Auch muss der_die Gewählte seine_ihre erfolgte Wahl explizit annehmen (oder ablehnen).

Für bestimmte Ämter bzw. Gremien können nur Plenumsmitglieder kandidieren (siehe Hinweise in der jeweiligen Ausschreibung). Studierende, die keine Plenumsmitglieder sind, sollten sich dafür im Vorfeld an ihren Fachschaftsrat wenden.

Aufgrund von Corona bzw. COVID-19 zur Zeit bitte Folgendes beachten:

  • Da die Plenumsitzungen online statt finden, können Wahlen nur als Briefwahl stattfinden. (siehe Hinweise zu Online-Sitzungen) Das bedeutet für Kandidierende, dass ein Wahlergebnis nicht bereits in der Sitzung festgestellt wird, sondern erst mit 2 bis 3 Wochen Abstand nach der Plenumssitzung. Der Sitzungsvorstand versendet dann an den Gewählten/die Gewählte eine kurze Email mit der Frage, ob er_sie seine_ihre Wahl annehmen möchte. Erst wenn die Wahl durch durch den Gewählten/die Gewählte angenommen wurde (und je nach konkretem Amt weitere Schritte unternommen wurden, zum Beispiel Mitteilung an den_die Vorsitzenden des Gremiums über das neue Mitglied) ist der er_sie offiziell im Amt.
  • Entsendungen sind als einfache Beschlüsse davon nicht betroffen. Der Beschluss wird gleich auf der Sitzung gefällt. (Außer es wird von einem Plenumsmitglied der GO-Antrag auf geheime Abstimmung über diese Entsendung gestellt.)

Tagesordnung des Plenums

Die Tagesordnung einer Plenumssitzung hat meistens die folgende Form:

  • Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Diskussion und Beschluss der Tagesordnung
  • Begrüßung und Formalia
  • Protokolle
  • Wahlen und Entsendungen (falls vorhanden)
    • Wahlen
    • Entsendungen
  • Berichte
    • (Quartals-)Berichte der Geschäftsführung
    • Berichte aus anderen Gremien (zum Beispiel aus dem Senat, dem Landessprecher*innenrat und Beiräten der Universität)
    • Sonstige Berichte
  • Finanzanträge von Gästen (falls vorhanden)
  • Finanzanträge aus den Fachschaftsräten, aus der Exekutive des StuRa und der Plenumsmitglieder (falls vorhanden)
  • andere Anträge und Tagesordnungspunkte von Gästen (falls vorhanden)
  • Anträge und Tagesordnungspunkte aus den Fachschaftsräten, aus der Exekutive des StuRa und der Plenumsmitglieder (falls vorhanden)
  • Geschlossene Sitzung
  • Sonstiges

Diese Form ist nur ein Prototyp! Der Sitzungsvorstand schlägt die genaue Tagesordnung einer Plenumssitzung mit der Erstellung der Sitzungsunterlagen vor. Desweiteren wird die Tagesordnung zu Beginn der Plenumssitzung zur Diskussion gestellt. Dabei können Änderungsanträge hinsichtlich der Tagesordnung oder gleich dabei GO-Anträge auf Vertagung oder Nichtbefassung eines Tagesordungspunktes gestellt und beschlossen werden. Anschließend wird die gegebenfalls so geänderte Tagesordnung beschlossen. Danach ist die Änderung der Tagesordung nur mittels des GO-Antrages auf Änderung der Tagesordnung möglich.

Im Allgemeinen werden Finanzanträge meist vor anderen Arten von Anträgen und Tagesordnungspunkte behandelte. Auch werden freundlicherweise meist Anträge und Tagesordnungspunkte von Gästen vor Anträgen und Tagesordnungspunkten anderer Antragsteller_innen behandelt. Initiativanträge werden logischerweise ebenfalls ziemlich früh im Verlauf der Sitzung behandelt.

Die aktuelle Tagesordnung, sowie alle Antragstexte und Antragsbegründungen, der nächsten Sitzung ist stets den Sitzungsunterlagen zu entnehmen.

Neue Plenumsmitglieder

Ein Fachschaftrat kann jederzeit (bzw. falls vorhanden nach den Ordnungen der Fachschaft) neue StuRa-Vertreter_innen für ihre Fachschaft in das Plenum wählen. (Eine Entsendung – also ein einfacher Beschluss – ist nach § 26 Absatz 2 Satz 2 SächsHSFG unzulässig. (Link zu REVOSax, dem sächsischen Gesetzes- und Vorschriftenportal)) Die Fachschaftsräte müssen zudem immer auf ihren konstituierenden Sitzungen und vor Beginn der Legislaturperiode des neuen Plenums neue Vertreter_innen wählen oder die bisherigen Vertreter_innen erneut wählen. Bei einer solchen Wahl müssen immer alle StuRa-Vertreter_innen bzw. alle Mandate für die Fachschaft zusammen gewählt werden.

Alle neuen und wiedergewählten StuRa-Vertreter_innen sind auf dem aktuellen Formular zur Meldung der StuRa-Vertreter_innen einzutragen. Dieses Formular muss richtig, unterschrieben und fristgerecht bis spätestens 11:30 Uhr am Donnerstag der Sitzungswoche beim Sitzungsvorstand eingereicht werden, wenn die Vertreter_innen bereits zur Plenumssitzung dieser Sitzungswoche Stimmrecht erhalten sollen.

In der Zeit von Corona bzw. COVID-19 gilt Folgendes:

  • Das Formular (oder die Formulare) muss in digtaler Form und fristgerecht per Email an den Sitzungsvorstand geschickt werden. Auf Unterschriften darf ausnahmsweise verzichtet werden.
  • Alle StuRa-Vertreter_innen und auch ihre Ersatzvertreter_innen müssen dem Sitzungsvorstand eine Adresse zur Übersendung von Briefwahlunterlagen übermitteln. Bei Adressen in Wohnheimen oder anderen Großwohnanlagen muss die Wohnungsnummer mit angegeben werden. (Sonst sind Briefe unzustellbar!) Ohne vorliegende Adresse werden die Briefwahlunterlagen an den jeweiligen Fachschaftsrat versandt. (siehe dazu die zweite Seite des Formulars)
  • Eine andere Adresse allein kann auch ohne Formular beim Sitzungsvorstand eingereicht werden.

Fachschaften die eine_n Geschäftsführenden stellen müssen Einiges beachten und etwas öfter neue StuRa-Vertreter_innen wählen: Möchte ein Studierender/eine Studierende für das Amt als Geschäftsführende_r kandidieren, ist bereits vor der Wahl des_der Geschäftsführenden im Plenum, der_die Kandidierende durch einen Fachschaftsrat vorbehaltlich der erfolgreichen Wahl als Geschäftsführende_r als StuRa-Vertreter_in (sogenannte_r C-Vertreter_in/GF-Vertreter_in) zusammen mit den anderen StuRa-Vertreter_innen der Fachschaft zu wählen. Danach ist zusätzlich zum bekannten Formular das Formular zur Meldung eines StuRa-Vertreters/einer StuRa-Vertreterin für die Wahl als Geschäftsführende_r auszufüllen und fristgerecht beim Sitzungsvorstand einzureichen.

Eine solche Fachschaft die in der vergangenen Amtsperiode (April bis März) eine_n Geschäftsführende_n gestellt haben, müssen immer zur ersten Plenumssitzung im April (im Sommersemester) alle ihre StuRa-Vertreter_innen neu wählen. Jenach dem ob der_die bisherige Geschäftsführende weiter macht, mit oder ohne ihn_sie als C-Vertreter_in/GF-Vertreter_in.

Ferner muss eine solche Fachschaft alle ihre StuRa-Vertreter_innen neu wählen, wenn der_die bisherige Geschäftsführende aus dem Amt scheidet z.B. durch Abwahl, Rücktritt oder Verlust der Voraussetzungen für die Amtsführung.

Abmeldung und Entschuldigung

Plenumsmitglieder können sich formlos und ohne Begründung von Plenumssitzungen abmelden. Eine Abmeldung/Entschuldigung ist bis spätestens 17:30 Uhr am Donnerstag der Sitzungswoche beim Sitzungsvorstand einzureichen.

Das Fehlen eines Plenumsmitgliedes ohne Abmeldung bzw. Entschuldigung wird vermerkt und dies wird über die an das Sitzungsprotokoll angehängte Anwesenheitsliste öffentlich. Mehrmaliges, unentschuldigten Fehlens kann zum Verlust des Mandates für den betreffende Fachschaft führen!

Vertretung des Antragstellers/der Antragstellerin

Wer einen Antrag vertreten will, muss eine unterschriebene Vollmacht des ursprünglichen Antragstellers/der ursprünglichen Antragstellerin gegenüber dem Sitzungsvorstand vorweisen können. Alternativ kann der ursprüngliche Antragsteller/die ursprüngliche Antragstellerin selbst die Vertretung gegenüber dem Sitzungsvorstand formlos per Email bekanntgeben. Alle Rechte des ursprünglichen Antragsstellers/der ursprünglichen Antragstellerin werden dann von der vertretenden Person wahrgenommen (z.B. Antragsteller_innen-Rederecht und die Übernahme von Änderungsanträgen).

Ein Antrag kann in gleicher Weise auch dauerhaft von einer anderen Person übernommen werden.

Sondersitzung des Plenum

Eine Sondersitzung wird meist unter folgenden Umständen einberufen:

  • für bedeutende und große Tagesordnungspunkte
  • wenn der normale Sitzungsturnus oder die normale Sitzungszeit (regulär bis 23:00 Uhr) nicht ausreicht, um alle anstehenden Tagesordnungspunkte in angemessener Zeit zu behandeln
  • nach nicht beschlussfähigen Plenumssitzungen

Auf einer Sondersitzung dürfen nur die Tagesordnungspunkte behandelt werden, welche auch mit der Einladung zur Sondersitzung – also in den Sitzungsunterlagen – bekanntgemacht wurden (gemäß § 22 Absatz 3 der Grundordnung). Das bedeutet Initiativanträge und spontane Berichte sind auf einer Sondersitzung nicht zulässig.

Abweichend von normalen Sitzungen darf auf einer Sondersitzung Folgendes nicht behandelt werden (und auch nicht, wenn es in der Einladung zur Sondersitzung stehen würde):

  • Genehmigung der Protokolle vergangener Plenumssitzungen (gemäß § 6 Absatz 2 Satz 3 der Geschäftsordnung)
  • Protokolle der Geschäftsführung, des Förderausschuss und des Sitzungsvorstandes des StuRa (gemäß § 6 Absatz 2 Satz 3 der Geschäftsordnung)
    • Das bedeutet, dass Anträge auf Neubefassung auch nicht behandelt werden dürfen.
    • Das bedeutet auch, dass sich mit einer Sondersitzung die vorläufigen Beschlüsse anderer Gremien nicht eher endgültig bestätigen lassen.
  • Berichte der Geschäftsführung (gemäß § 6 Absatz 2 Satz 3 der Geschäftsordnung)
  • Wahlen (gemäß § 17 Absatz 2 Satz 1 der Geschäftsordnung)
    • (Es dürfen aber Entsendungen behandelt werden.)
  • Ordnungsänderungsanträge (gemäß § 20 Absatz 4 der Grundordnung in Verbindung mit § 30)
  • Anträge, die den StuRa finanziell über das (aktuelle) Haushaltsjahr hinaus binden (gemäß § 20 Absatz 4 der Grundordnung)

Zu einer Sondersitzung muss in der Vorlesungszeit spätestens 72 Stunden vor Beginn der Sondersitzung (durch den Sitzungsvorstand) eingeladen werden. Zu einer Sondersitzung muss in der vorlesungsfreien Zeit spätestens 10 Tage vor der Sondersitzung eingeladen werden. Beispiele:

  • In der Vorlesungszeit soll eine Sondersitzung am Donnerstag, konstruierterweise der 20. Tag eines Monats, um 19:30 Uhr einberufen werden. Die Einladung zu dieser Sondersitzung muss bis spätestens Montag, der 17. des Monats, 19:30 Uhr an die Plenumsmitglieder verschickt werden.
  • In der vorlesungsfreien Zeit soll eine Sondersitzung am Donnerstag, konstruierterweise der 20. Tag eines Monats einberufen werden. Die Einladung zu dieser Sondersitzung muss bis spätestens am Montag, der 10. des Monats, an die Plenumsmitglieder verschickt werden.

Eine Sondersitzung kann mit einem der folgenden Verfahren einberufen werden:

  • Das Plenum beschließt eine Sondersitzung mit einfacher Mehrheit.
    • Der Sitzungsvorstand beschließt eine Sondersitzung mit einfacher Mehrheit. (vorbehaltlich der grundsätzlichen Vorläufigkeit der Beschlüsse anderer Gremien)
  • Die Geschäftsführung beschließt eine Sondersitzung mit einfacher Mehrheit. (vorbehaltlich der grundsätzlichen Vorläufigkeit der Beschlüsse anderer Gremien)
  • Mindestens 1/3 der Plenumsmitglieder unterstützen eine Initiative für eine Sondersitzung. Diese Initiative muss von den Plenumsmitgliedern unterschrieben sein. Eine entsprechend unterschriebene Initiative für eine Sondersitzung ist so früh wie möglich beim Sitzungsvorstand einzureichen. (nicht praktikabel wegen Corona bzw. COVID-19) Stattdessen gilt Folgendes:
    • Eine Initiative für eine Sondersitzung soll so früh wie möglich beim Sitzungsvorstand zur Weiterleitung an die Plenumsmitglieder eingereicht werden.
    • Die Plenumsmitglieder müssen ihre Unterstützung für die Initiative für eine Sondersitzung per Email von ihrem TUD-Email-Konto an den (gesamten) Sitzungsvorstand kund tun.

Der Beschluss oder die Initiative für eine Sondersitzung muss Folgendes umfassen:

  • Datum und Uhrzeit der Sondersitzung unter Berücksichtigung der Ladungsfristen
    • nach Möglichkeit bitte auch unter der Berücksichtigung der Zeit der Einreichung möglicher Anträge und Tagesordungspunkte (siehe nächster Punkt) zu dieser Sondersitzung und wenigstens 1 Tag Bearbeitungszeit für den Sitzungsvorstand.
  • Vorschlag der Tagesordnung mit welcher eingeladen werden soll und unter Berücksichtigung des Verbots bestimmter Arten von Tagesordnungspunkten
    • Dieser Vorschlag kann auch umfassen, dass alle Anträge und Tagesordnungspunkte, die in der regulären Antragsfrist (aber in der vorlesungsfreien Zeit eben 10 statt 3 Tage vorher) beim Sitzungsvorstand eingereicht werden und auf Sondersitzungen behandelt werden dürfen, auf der Tagesordnung der Sondersitzung stehen sollen.

Eine Sondersitzung findet meist ebenfalls am Donnerstag ab 19:30 Uhr und in sonst gewohnter Form statt. Auch eine Sondersitzung kann eine geschlossene Sondersitzung vorsehen.

erneute Behandlung eines Antrages in der selben Legislatur

--- Dieser Abschnitt muss noch geschrieben werden. (Stand 01.02.2020) ---

Die Möglichkeit des erneuten Behandelns eines Antrages in der selben Legislatur darf nicht mit dem Antrag auf Neubefassung verwechselt werden.

Sitzungsvorstand

Der Sitzungsvorstand ist für die Organisation und den Verlauf der Plenumssitzungen zuständig. Er schlägt die Tagesordnung vor und erstellt die Sitzungsunterlagen und Protokolle.

Der Sitzungsvorstand trifft sich in den Sitzungswochen am Montagnachmittag in der StuRa-Baracke zur Erstellung der Sitzungsunterlagen. Während des Lockdowns wegen Corona bzw. COVID-19 ist der Sitzungsvorstand eher per Mail zu erreichen.

Mitglieder des Sitzungsvorstands

Der Sitzungsvorstand soll aus 5 Mitgliedern bestehen. Davon werden 4 Mitglieder direkt durch das Plenum gewählt.

  • Sebastian Mesow
  • Robert Georges
  • Cédric Kekes
  • Marvin Maier
  • Referent Struktur qua Amt – vakant seit 01.04.2021
    • Wer interesse hat kann sich gerne als Referent_in bewerben! siehe Ausschreibung

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung wird vom Plenum gewählt und besteht aus bis zu sechs Geschäftsführer_innen, die jeweils einen Zuständigkeitsbereich leiten. Sie setzt die Beschlüsse des StuRa um und koordiniert die Arbeit der verschiedenen Referate. Außerdem führt sie die laufenden Geschäfte und vertritt den StuRa nach außen, beispielsweise gegenüber der Universitätsleitung oder den Medien.

Förderausschuss

Der Förderausschuss ist für die Förderpolitik des StuRa verantwortlich. Er entscheidet über die Anerkennung von Hochschulgruppen und über die finanzielle Förderung studentischer Projekte (z.B. von Hochschulgruppen).

Inhaltsverzeichnis für den Förderausschuss

Sitzungstermine des Förderausschusses

Der Förderausschuss tagt in der Vorlesungszeit an jedem zweiten Donnerstag ab 18:30 Uhr – nämlich an den Donnerstagen, an denen das Plenum nicht tagt. In der vorlesungsfreien Zeit tagt der Förderausschuss an weniger Donnerstagen. Diese Sitzungstermine werden dann entsprechend bekanntgegeben.

Nächste Sitzung: Die nächste reguläre Sitzung findet vorraussichtlich am Di. 27.04., Mi. 28.04 oder Fr. 30.04. statt. (Stand 09.04.2021)

In dieser Sitzung beschlossene Anträge sind frühstens erst ab einschließlich dem Freitag 11.02.2020 (nach der nächsten Plenumssitzung) gültig. (siehe Vorläufigkeit der Beschlüsse des Förderausschusses) Frühestens erst ab einschließlich diesem Tag dürfen Ausgaben und verbindliche Reservierungen/Bestellungen zu auf dieser Förderausschusssitzung beschlossenen Finanzanträgen getätigt werden. Andernfalls wird im Nachhinein die Auszahlung der Fördersumme verweigert!

Sitzungsort des Förderausschusses

Die Förderausschuss-Sitzung findet aufgrund von Corona bzw. COVID-19 vorbehaltlich explizit aufgeführter Änderungen online als Audiokonferenz mittels der Software BigBlueButton statt. (siehe auch Hinweise zu Online-Sitzungen)

  • Link zum Online-Sitzungsraum:
    • Demnächst gibt es hier wieder die Links zu den normalen Förderausschuss-Sitzungen (Stand: 09.04.2021)
    • Raum offen ab 18:25 Uhr
    • Zugang nur mittels ZIH-Login
  • Links für die speziellen Sitzungen für die Hochschulgruppen-Anerkennungen

Anträge an den Förderausschuss

Bitte nutzt stets die neusten Versionen der Formulare!

Aufgrund von Corona bzw. COVID-19 gilt zur Zeit Folgendes:

  • Anträge müssen im Vorhinein von einer TU-Dresden-Mail-Adresse zugesendet (z.B. @mailbox.tu-dresden.de) werden, um rechtzeitig berücksichtigt zu werden.
  • Anträge die ausschließlich analog eingehen werden, aufgrund von Homeoffice oft erst einige Wochen später oder garnicht berücksichtigt!

Anträge werden nur bei Anwesenheit im Online-Sitzungsraum behandelt. Sonst wird der Antrag auf die nächste Förderausschuss-Sitzung vertagt.

Die Beschlüsse des Förderausschuss sind zunächst nur vorläufig bis zur (im günstigsten Fall) nächsten Plenumssitzung.

Im sehr dringenden Ausnahmefall kann ein Antrag auch im Plenum behandelt werden.

Anerkennung als Hochschulgruppe

Anträge auf Anerkennung als Hochschulgruppe müssen nicht mehr unterschrieben werden und müssen nicht nachgereicht werden. Die Übersendung per Mail ist ausreichend.

Mitte April 2021 finden spezielle Sitzungen des Förderausschusses zur Anerkennung der Hochschulgruppen statt. Dafür ist es nötig sich hier (Link zum Terminplaner des Deutschen Forschunggsnetzes) für einen Termin einzutragen. (Stand: 09.04.2021)

Finanzantrag an den Förderausschuss

Im Vorfeld ist für alle Antragstellenden dringendst eine Beratung empfohlen! Die Ausführungen im Abschnitt Finanzantrag sind zu beachten!

Ein Finanzantrag ist abweichend von den anderen Anträgen an den Förderausschuss immer an finanzantrag@stura.tu-dresden.de zu schicken.

Der Finanzantrag ist auf zwei Wegen vor der Förderausschuss-Sitzung beim Förderausschuss bzw. StuRa einzureichen:

  • Den Finanzantrag einerseits vor der Förderausschuss-Sitzung per Email einreichen. Das Finanzantragsformular muss vollständig ausgefüllt und unterschreiben sein. Die anderen Formulare, Unterlagen, Angebote und Anhänge müssen auch vollständig sein, dürfen aber auch nicht unterschrieben sein.
  • NEU seit 22.02.2021: Gleichzeitig – also auch bis vor der Förderausschuss-Sitzung – muss der vollständige Finanzantrag analog/in Papierform und überall wo nötig unterschrieben im StuRa eingereicht werden. Das Finanzantragsformular muss vollständig ausgefüllt und unterschreiben sein. Die anderen Formulare, Unterlagen, Angebote und Anhänge müssen auch vollständig mit eingereicht werden. – Entweder per Post schicken oder in den Briefkasten der StuRa-Baracke (Link zum Campus Navigator) am Südeingang werfen. (siehe Nachbereiten des Finanzantrages)

Mitglieder des Förderausschusses

Der Förderausschuss soll aus 7 Mitgliedern bestehen. Davon werden 6 Mitglieder direkt vom Plenum gewählt.

(aktuelle Legislatur 2021)

Wer Interesse am Förderausschuss hat, kann sich gerne melden! siehe Ausschreibung

Finanzantrag

Im Vorfeld ist für alle Antragstellenden dringendst eine Beratung durch das Referat Finanzen und Projektförderung empfohlen! Unerfahrene müssen in der Vorbereitung eines Finanzantrages ausreichend Zeit widmen.

Der StuRa hat finanzielle Budgets für interne Projekte und für externe Projekte in seinem Haushalt eingeplant. Referate und weitere Institutionen des StuRa, Hochschulgruppen und weitere Studierende können daher ihre Projekte vom StuRa finanzieren bzw. fördern lassen.

Durch einen Finanzantrag können Projekte, Veranstaltungen bzw. Anschaffungen nur als sogenannte Fehlbetragsfinanzierung gefördert werden. Das bedeutet, dass nicht eine feste Summe an den Antragsteller_in ausgezahlt wird, sondern erst in der Abrechnung festgestellt wird, in viele Ausgaben tatsächlich angefallen sind und welche nicht durch andere Einnahmen gedeckt sind.

Finanzanträge müssen von Studierenden der Technischen Universität Dresden gestellt werden (= Antragsteller_in). Dies muss im Zweifel von dem_der Antragsteller_in nachgeweisen werden können. Gruppen/Institutionen/Körperschaften/Gremien dürfen (aus rein formaler Sicht) keine Antragsteller_innen sein.

Inhaltsverzeichnis für den Finanzantrag

Vorbereiten eines Finanzantrages

Der Vorbereitung eines Finanzantrages und des zu fördernden Projektes allgemein ist ausreichend Zeit zu widmen, um den eigenen Wünschen gerecht zu werden, den Ablauf im StuRa möglichst reibungslos zu bewältigen und nachher nicht negativ überrascht zu werden.

Voraussetzung für die Vorbereitung eines Finanzantrages ist, dass ausreichend geplant wurde. (Bei komplexen Projekten und großen Veranstaltungen kann man durchaus anfangen ein Konzept zu schreiben). Die Planung und Vorbereitung muss je nach Größe des Projektes bzw. der Veranstaltung mindestens ein paar wenige Monate bis zu einem Jahr vorher stattfinden. Es muss klar sein:

  • allgemein
    • Wie war es letztes Mal?
    • Wenn kann ich fragen?
    • Wer muss bei der Planung und/oder der Durchführung mit einbezogen werden?
    • Bis wann muss was erledigt sein?
    • Bis wann muss was da sein?
    • Beachte dabei die Vorläufigkeit von beschlossenen Finanzanträgen und dessen Auswirkungen.
    • Wenn kann ich neben dem StuRa für eine finanziellen Förderung oder Sach-Förderung anfragen?
  • bei Anschaffungen
    • Wozu soll etwas angeschafft werden?
    • Welche Anforderungen muss das Produkt/müssen die Produkte erfüllen?
  • bei Veranstaltungen
    • Warum soll die Veranstaltung stattfinden?
    • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
    • Wo soll die Veranstaltung stattfinden? oder allgemeiner: In welchem Rahmen soll die Veranstaltung stattfinden.
    • Wie soll die Veranstaltung ablaufen?
    • Was soll auf der Veranstaltung gezeigt oder diskutiert werden?
    • Wer soll auf der Veranstaltung auftreten?
    • Für wen soll die Veranstaltung da sein? (Zielgruppe)

Wenn diese Fragen geklärt sind, kann angefangen werden, den Finanzantrag für den StuRa zusammenzustellen. Dabei muss gewissenhaft gearbeitet werden. Unerfahrende sollten sich diese Seite hier aufmerksam und vollständig durchlesen. Grundsätzlich fallen dann diese Tätigkeiten (vorzugsweise in dieser Reihenfolge) an:

  • empfehlenswert Erstellen der ersten Kalkulation mit Ausgaben und Einnahmen
  • Recherchieren von Angeboten, Kontakt mit möglichen Anbieter_innen falls noch nicht erfolgt
  • für alle Ausgabeposten gleich oder größer 100 €
  • Überarbeiten der Kalkulation unter Berücksichtigung der Angebote
  • Klären wie und wer die Ausgaben erstmal ausgelegt
  • Ausfüllen des Finanzantragsformulars
  • optional Schreiben einer Beschreibung und/oder Begründung
  • Bestimmen des_der Antragsteller_in
    • Wie eingangs beschrieben können nur Studierende der Technischen Universität Dresden Antragsteller_innen sein.
    • Der_Die Antragsteller soll auch später die Abrechnung vorbereiten und begleiten.
  • Herausfinden des den Finanzantrag behandelnden Gremiums
  • Aufschreiben der nötigen Angaben
  • Versenden der nötigen Angaben mit allen nötigen Unterlagen an das behandelnde Gremium
    • sowohl digital als Mail
    • NEU seit 22.02.2021: als auch gleichzeitg analog in Papierform per Brief an den StuRa – mit allen Unterschriften. (Die Nachreichung nach der Sitzung ist nicht mehr ausreichend.)
  • Warten auf Aufforderungen zur Nachbesserung
  • Nachbessern des Finanzantrages und Nachsenden fehlender Unterlagen

Bei der digitalen Übersendung des Finanzantrages müssen die Formulare nicht unterschrieben sein. Aber das Finanzantragsformular muss auch bei der digitalen Übersendung unterschrieben sein. Bei der anlogen Übersendung/in Papierform muss überall wo nötig unterschrieben sein. Der analoge, vollständige und unterschriebene Finanzantrag mit allen nötigen Angaben und Unterlagen muss spätestens zu Sitzungsbeginn im StuRa vorliegen.

Der_Die Antragsteller_in muss den Antrag anschließend auf der Sitzung des behandelnden Gremiums vorstellen, vertreten und verteidigen.

An wen soll ein Finanzantrag gestellt werden?

In welchem der auf dieser Seite genannten Gremium des StuRa ein Finanzantrag behandelt werden soll, hängt im Wesentlichen davon ab, woher der_die Antragsteller_in stammt bzw. in wessen Auftrag er_sie den Finanzantrag stellt.

Der Finanzantrag einer Hochschulgruppe (HSG) soll im Förderausschuss behandelt werden. (externer Finanzantrag)

Der Finanzantrag eines Referates des StuRa (Exekutive) soll in der Geschäftsführungs-Sitzung behandelt werden. (interner Finanzantrag)

Der Finanzantrag einer Arbeitsgruppe des StuRa (AG) ohne eigene Budgethoheit soll in der Geschäftsführungs-Sitzung behandelt werden.

Der Finanzantrag eines_einer beliebigen Studierenden der TU Dresden soll im Förderausschuss behandelt werden. (externer Finanzantrag)

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass ein großer Finanzantrag – Das heißt mit einer Antragssumme größer als 2.000 € (grobe Einschätzung, keine feste Grenze!) – oft vom jeweiligen „vorgelagerten“ Gremium in das Plenum vertagt werden. Es ist denoch in diesen Fällen sinnvoll einen solch großen Finanzantrag zunächst im jeweiligen „vorgelagerten“ Gremium zu behandeln, um eine erste, tiefergende Diskussion mit dem Finanzantrag zu ermöglichen und Details zu klären und gegebenfalls eine Beschlussempfehlung an das Plenum abzugeben.

Im sehr dringenden Ausnahmefall kann ein Finanzantrag auch direkt im Plenum behandelt werden. Dafür muss sich der_die Antragsteller an den Sitzungsvorstand wenden.

Vorläufigkeit von beschlossenen Finanzanträgen und dessen Auswirkungen

kurzgesagt

Erst ab einschließlich einem bestimmten Stichtag in einiger zeitlicher Entfernung nach der Sitzung auf der der Finanzantrag behandelt wurde, ist dieser Finanzantrag gültig. Das bedeutet Buchungen, Reservierungen, Bestellungen, Abschlüsse von Verträgen, Annahmen von Angeboten, Zahlungen, und so weiter (= Verbindlichkeiten) sind erst ab einschließlich diesem Stichtag erlaubt.

Falls der Förderausschuss am Donnerstag (= Tag 1) einen Finanzantrag annimmt und am Donnerstag in der nächsten Woche eine Plenumssitzung sein wird, ist dieser Stichtag im günstigsten Fall der Freitag 8 Tage später (= Tag 9).

Falls die Geschäftsführung am Montag (= Tag 1) einen Finanzantrag annimmt und am Donnerstag der selben Woche einen Plenumssitzung sein wird, ist dieser Stichtag im günstigsten Fall der Freitag 4 Tage später (= Tag 5).

Falls die Geschäftsführung am Montag (= Tag 1) einen Finanzantrag annimmt und am Donnerstag der nächsten Woche einen Plenumssitzung sein wird, ist dieser Stichtag im günstigsten Fall der Freitag 11 Tage später (=Tag 12).

Falls die nächste Plenumssitzung leider nicht beschlussfähig sein sollte oder die Protokolle der Geschäftführung oder des Förderausschusses nicht behandelt werden konnten, verlängert sich dieser Stichtag auf den Freitag nach der übernächsten Plenumssitzung – also in der Vorlesungszeit um weitere 14 Tage; in der vorlesungsfreien Zeit um noch mehr Tage.

Falls das Plenum am Donnerstag (= Tag 1) einen Finanzantrag annimmt, ist dieser Stichtag der Freitag direkt danach 1 Tag später (= Tag 2).

Falls gegen diese Regelung verstoßen wurde wird Auszahlung der gesamten Fördersumme nach Abrechung – auch bei angenommen Finanzanträgen – verweigert!

Begründung

Nach aktueller (und langjähriger) Lage der Ordnungen der Studierendenschaft kann lediglich das Plenum Beschlüsse treffen, die unverzüglich/sofort gültig sind. Nach § 20 Absatz 5 der Grundordnung sind Beschlüsse anderer, „vorgelagerter“ Gremien (als dem Plenum) – also der Geschäftsführung und des Förderausschuss – erst wirksam, wenn:

  • Die nächste Plenumssitzung beschlussfähig ist. und
  • Das Protokoll der Sitzung des Gremiums, in welcher der Antrag beschlossen wurde, auf der nächsten Plenumssitzung vorliegt. und
  • Dieses Protokoll in der nächsten Plenumssitzung behandelt wurde. und
  • Zum Antrag in der nächsten Plenumssitzung kein Antrag auf Neubefassung gemäß § 10 Absatz 6 der Geschäftsordnung gestellt wurde
  • oder falls doch ein Antrag auf Neubefassung gestellt wurde: Wenn der Antrag in der Neubefassung erneut (oder erstmalig) angenommen worde.

Zum Ende der möglichen Neubefassung kann ein bereits im „vorgelagerten“ Gremium angenommener Antrag im höherrangigen Plenum wieder endgültig abgelehnt werden. Oder genau umgekehrt: Ein im „vorgelagerten“ Gremium abgelehnter Antrag kann im Plenum auch wieder bzw. erstmals endgültig angenommen werden. Auch kann es sein, dass nur der Antragstext und damit die Umstände eines Finanzantrages nachträglich geändert werden. In allen drei Fällen wird der_die Antragstellerin unverzüglich informiert.

Aus Erfahrung sind Neubefassungen im Plenum aber ziemlich selten.

Allein die Möglichkeit der so eben beschriebenen nachträglichen Ablehnung eines Finanzantrages bewirkt, dass zu Ausgaben dieses Finanzantrages erst nach der nächsten Plenumssitzung (ab einschließlich dem Freitag nach der Plenumssitzung) verbindliche Buchungen, Reservierungen, Bestellungen, Abschlüsse von Verträgen, Annahmen von Angeboten, Zahlungen und so weiter (= Verbindlichkeiten) erlaubt sind. Dies betrifft auch solche Buchungen, Reservierungen, Bestellungen, und so weiter bei denen der Rücktritt/die Stornierung kostenlos möglich ist. Dies ergibt sich aus der Verwaltungsvorschrift zur Sächsischen Haushaltsordnung (Link zu REVOSax, dem sächsischen Gesetzes- und Vorschriftenportal) an welche der StuRa gebunden ist. Daher müssen wir bereits bei Antragstellung (mit der Abfrage im aktuellen Finanzantragsformular) und später bei der Abrechung (mit Datum auf allen Unterlagen) sicherstellen, dass gegen diese Regelung nicht verstoßen wurde.

Konstruiertes Beispiel mit dem Förderausschuss: Der Förderausschuss tagt am Donnerstag (= Tag 1). Auf dieser Förderausschuss-Sitzung wird ein annehmender Beschluss über einen Finanzantrag gefällt. Zwischenzeitlich macht sich Unzufriedenheit unter einigen Plenumsmitgliedern bezüglich des im Förderausschuss beschlossenen Finanzantrages breit. Das Plenum tagt das nächste Mal am darauf folgenden Donnerstag (Tag 8). Auf dieser Plenumssitzung kann dann einer der folgenden Fälle (mit einem der Unterfälle) passieren.

  1. Das Protokoll der betreffenden Förderausschuss-Sitzung liegt vor und wird behandelt.
    • a) Es wird kein Antrag auf Neubefassung gestellt.
      • Der Finanzantrag ist endgültig angenommen und ab einschließlich Freitag (= Tag 8) darf der_die Antragsteller_in Geld ausgeben und Verbindlichkeiten eingehen.
    • b) Es wird ein Antrag auf Neubefassung gestellt.
      • Der Finanzantrag wird erneut diskutiert und es wird erneut über ihn beschlossen bzw. abgestimmt.
        • i) Der neubefasste Finanzantrag wird angenommen.
          • Der Finanzantrag ist endgültig angenommen und ab einschließlich dem Freitag nach der Plenumssitzung (= Tag 9) darf der_die Antragsteller_in Geld ausgeben und Verbindlichkeiten eingehen.
        • ii) Der neubefasste Finanzantrag wird geändert angenommen.
          • Der_Die Antragsteller_in muss für ihn_sie bis dato unbekannte, zusätzliche oder andere Bedingungen erfüllen oder bekannte Bedingungen nicht mehr erfüllen. Diese Bedingungen sind endgültig. Der_die Antragsteller_in wird unverzüglich informiert. Der Finanzantrag ist endgültig angenommen und ab einschließlich dem Freitag nach der Plenumssitzung (=Tag 9) darf der_die Antragsteller_in in geänderter Weise Geld ausgeben und Verbindlichkeiten eingehen.
        • iii) Der neubefasste Finanzantrag wird abgelehnt.
          • Der Finanzantrag ist trotz des vorherigen annehmenden Beschlusses im Förderausschuss endgültig abgelehnt, da das Plenum dem Förderausschuss übergeordnet ist. Die Förderung wurde versagt und Ausgaben des_der Antragstellerin sind durch den StuRa nicht gedeckt. Der_Die Antragsteller_in wird unverzüglich informiert. Falls der_die Antragsteller_in also regelwidrig bereits bis einschließlich Donnerstag (= Tag 8) Geld ausgeben hätte oder Verbindlichkeiten eingegangen wäre, hätte der_die Antragsteller ein Problem.
  2. Das Protokoll der betreffenden Förderausschuss-Sitzung wurde nicht behandelt (zum Beispiel weil es nicht vorliegt/nicht geschrieben wurde oder weil andere Tagesordnungspunkte der Plenumssitzung wichtiger waren oder mehr Zeit benötigt haben und keine Zeit mehr für die Behandlung des Protokolls der betreffenden Förderausschuss-Sitzung vorhanden war; siehe Tagesordnung)
    • Der Finanzantrag ist noch nicht endgültig angenommen. Der_Die Antragsteller_in wird unverzüglich informiert. Der Stichtag ab einschließlich dem der_die Antragstellerin Geld ausgeben und Verbindlichkeiten eingehen darf, verschiebt sich weiter nach hinten auf den Freitag nach der wieder nächsten Plenumssitzung – also in der Vorlesungszeit um weitere 14 Tage (z.B. auf Tag 23); in der vorlesungsfreien Zeit um noch mehr Tage.
  3. Die Plenumssitzung ist nicht beschlussfähig.
    • Der Finanzantrag ist noch nicht endgültig angenommen. Der_Die Antragsteller_in wird unverzüglich informiert. Der Stichtag ab einschließlich dem der_die Antragstellerin Geld ausgeben und Verbindlichkeiten eingehen darf, verschiebt sich weiter nach hinten auf den Freitag nach der wieder nächsten Plenumssitzung – also in der Vorlesungszeit um weitere 14 Tage (z.B. auf Tag 23); in der vorlesungsfreien Zeit um noch mehr Tage.

Nötige Angaben und Unterlagen für einen Finanzantrag

Zu einem Finanzantrag müssen – und (im Email-Text) entsprechend gekennzeichnet – die folgenden Angaben gemacht werden:

  • Gremium in dem der Finanzantrag behandelt werden soll (zur Sicherstellung der richtigen Zuordnung)
  • Antragsteller_in: vollständiger Vorname und Nachname des_der Studierenden die den Finanzantrag stellt bzw. vertritt
    • optional: Name der Gruppe/Institution/Körperschaft/Gremium in dessen Auftrag/auf dessen Wunsch hin der_die Antragsteller_in den Finanzantrag stellt bzw. vertritt.
    • optional: Funktion/Rolle des_der Antragsteller_in innerhalb des StuRa oder innerhalb der Gruppe/Instiution/Körperschaft/des Gremiums oder innerhalb des Projektes
  • Antragstext: wesentliche Verbindlichkeiten des StuRa und der Verantwortlichen des Projekt bzw. der Veranstaltung
    • Der Antragstext sollte die folgende Form haben bzw. wie folgt beginnen: „Der StuRa stellt bis zu <Antragssumme> Euro für <Projektname> (von/des <Gruppenname>) zur Verfügung.“
    • Des Weiteren kann der Antragstext weitere Bedingungen und Verbindlichkeiten vorsehen. Zum Beispiel kann hier festgelegt werden, dass sozial benachteiligte Teilnehmende geringere Teilnahme-Beiträge bezahlen können. (Härtefall-Regelung)
    • Das Finanzantragsformular und die Kalkulation sind immer Teil des Antragstextes und damit auch verbindlich.
  • Begründung (wenn Finanzantragsformular nicht ausreichend und auch nicht als Beiblatt)
    • Beschreibung des Projektes bzw. der Veranstaltung, Ablauf
    • Zielgruppe des Projektes bzw. Teilnehmer_innen der Veranstaltung
    • Warum ist dieses Projekt bzw. diese Veranstaltung für Studierende sinnvoll? Das Projekt bzw. die Veranstaltung soll den Aufgaben einer Studierendenschaft (Link zu REVOSax) entsprechen.
    • Warum soll der StuRa dieses Projekt bzw. diese Veranstaltung finanziell fördern/unterstützen?

Ein Finanzantrag besteht aus folgenden Unterlagen:

  • immer das aktuelle, vollständig ausgefüllte Finanzantragsformular
    • Dieses muss eine Einnahmen- und Ausgaben-Kalkulation beinhalten aus der die einzelnen Einnahme- und Ausgabe-Posten und ihre veranschlagte Höhe in Euro hervorgehen. Alle Einnahme- und Ausgabeposten bitte mit Ziffern nummerieren.
    • Bei den Einnahmen ist der beantragte Förderbedarf des StuRa aufzuführen, damit die Kalkulaton „ausgeglichen“ ist. Für alle anderen Förderer ist anzugeben, ob die Förderung bereits festzugesagt wurde d.h. nicht mehr vorläufig ist. Teilnahme-Beträge sind unter den Einnahmen verbindlich aufzuführen. Die Teilnahme-Beiträge sind dann verbindlich und dürfen im Nachhinein nicht gesenkt werden.
    • Bei den Ausgaben bitte keine Kategorien/Gruppen von Ausgabeposten bilden; einfach nur aufzählen. Ein Ausgabeposten umfasst nur genau eine zu beschaffende Sache oder eine Dienstleistung (gegebenfalls in mehrfacher Anzahl, wobei alle Einzelstücke natürlich gleich sein müssen). Die Höhe eines Ausgabeposten umfasst alle Ausgaben zu einer Sache/Dienstleistung (die nicht wieder reinkommen).
    • Falls der Platz auf dem Finanzantragsformular nicht ausreicht oder die Schrift sehr klein wird, die Kalkulation bitte mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und als Tabellen-Datei beifügen.
  • optional: Beiblätter zum Finanzantragsformular zur Beschreibung des Projektes und Begründung der Förderung durch den StuRa (siehe Angaben)
  • Für alle Ausgabeposten, die mit gleich oder mehr als 100 € veranschlagt wurden, ist jeweils zusätzlich Folgendes beizufügen:
    • Das aktuelle Angebotseinholungsformular zur Übersicht über alle Angebote für den einen Ausgabeposten
      • mit einer Beschreibung des Gesuchten („Inhalt der Ausschreibung“)
      • mit der Nennung des Angebotes (Nummer) welches in Anspruch genommen werden soll
      • mit der Begründung, warum genau dieses der vorliegenden Angebote in Anspruch genommen werden soll. (Beachte dazu gleich Nachstehendes!)
      • Auf einem Angebotseinholungsformular dürfen nicht die Angebote zu mehreren (= verschiedenen) Ausgabeposten vermengt werden.
    • mindestens 3 konkrete Angebote (sogenannte Angebotsbelege)

Im Einzelfall können nicht 3 passende Angebote eingeholt werden. Dies ist oft bei einzigartigen musischen, künstlerischen oder interlektuellen Dienstleistungen (zum Beispiel bei Referent_innen für Vorträge, Workshops, Diskussionsrunden und so weiter) der Fall. Auch kann es sein, dass es für sehr außergewöhnliche und/oder nicht alltägliche Dienstleistungen in Dresden bzw. Sachsen schlicht trotz ausreichender Recherche nur einen oder zwei Anbieter_innen gibt bzw. nur ein oder zwei Anbieter_innen gibt, die die Wünsche/Anforderungen an das Projekt (= Inhalt der Ausschreibung) erfüllen können. Für städtische oder staatliche Gebühren öffentlicher Körperschaften oder von anderen Körperschaften, die mit staatsähnlichen Aufgaben betraut wurden, liegt es auf der Hand, dass es nur eine_n Anbieter_in gibt. Dennoch muss auch in all diesen Fällen das Angebotseinholungsformular ausgefüllt und die ein oder zwei Angebotsbelege beigefügt werden. In der Begründung des Angebotseinholungsformulars muss der Mangel weiterer (passender) Angebote besonders begründet und die Einzigartigkeit des Angebots in Unterscheidung zu anderen, nicht passenden Angeboten bzw. Anbieter_innen erkennbar sein. (Es ist in diesen Einzelfällen also nicht ausreichend, nur darzulegen, was das eine Angebot ausmacht und/oder warum es geeignet ist.)

Für alle Ausgabeposten gleich oder kleiner als 99,99 € muss kein Angebotseinholungsformular und müssen keine konkreten Angebote (Angebotsbelege) beigefügt werden. Dennoch sollte sich auch bei diesen Ausgaben (informell) ein Überblick über die möglichen Angebote gemacht werden und das wirtschaftlichste oder passendste Angebot gewählt werden. Es ist zu beachten, dass bei der Ermittlung des vollständigen Preises ein Ausgabe-Posten der zum Beispiel zunächst mit 90 € kalkuliert ist, eigentlich mit 105 € kalkuliert werden muss, und dann für diesen Ausgabeposten doch das Angebotseinholungsformular und 3 konkrete Angebote (Angebotsbelege) beigefügt werden müssen.

Ein Finanzantrag mit fehlenden Formularen, Angeboten, Unterlagen, Anhängen und Angaben kann nur vorläufig auf die Tagesordnung gesetzt werden, vertagt, nicht befasst oder abgelehnt werden – mit entsprechend negativen Auswirkungen für den_die Antragsteller_in. In jedem solchen Fall wird der_die Antragsteller_in zu Nachreichungen bzw. Nachbesserungen bis zu einer meist sehr kurzfristigen, genannten Frist aufgefordert. In dieser Zeit Angebotsbelege von Referent_innen einzuholen ist häufig nicht mehr möglich. Daher wird eine Beratung mit den bereits vorhanden Unterlagen im Vorfeld dringest empfohlen. Auch eine zeitige Einreichung bei zuständigen Gremium weit vor der Antragsfrist ist vorteilhaft. Damit kann der Finanzantrag zeitiger geprüft werden und das Ergebnis der Prüfung dem_der Antragsteller_in zeitiger mit den konkreten Nachreichungen und Nachbesserungen übermittelt werden.

Angebotsbeleg

Ein Angebotsbeleg kann zum Beispiel sein:

  • Ausdruck (oder Screenshot) Onlineshop/Webseite mit Datum und Uhrzeit
    • Große, professionelle Anbieter_innen und Händler_innen haben meist eine Funktion „Angebot drucken/exportieren“ oder ähnlich auf ihrer Webseite. Auch können die allermeisten Browser eine Webseite drucken. Für beides dann einen PDF-Drucker auswählen.
    • bitte keine Screenshots vom Handy
  • Angebot per Brief
  • Ausdruck (oder Screenshot) per Email
    • Die meisten Email-Programme bieten die Möglichkeit zum Drucken einer Email. Dann einen PDF-Drucker auswählen.
    • bitte keine Screenshots vom Handy
  • Telefonprotokoll mit den Eckdaten des Gespräches:
    • Teilnehmer_innen,
    • Datum und Uhrzeit vom Beginn und Ende des Gesprächs
    • wesentlicher Inhalt des Gespräches (Zusammenfassung)
    • den nötigen Angaben für einen Angebotsbeleg (siehe nachstehend)

Um alle nötigen Angaben eines Angebotes in Erfahrung zu bringen, kann es nötig sein das vorliegende Angebot bzw. die Informationen des Anbieters/der Anbieter_in, insbesondere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), ein FAQ, den Vertragsentwurf bzw. Standardvertrag gewissenhaft zu lesen. Fehlende Informationen müssen, wenn nötig, auch aktiv bei dem Anbieter/der Anbieterin erfragt werden.

Aus dem Angebotsbeleg muss Folgendes verhorgehen:

  • konkreter Anbieter/konkrete Anbieterin
    • Hersteller, Firma, Verein, Lizenzgeber, öffentliche Körperschaft, vollständiger Vorname und Nachname eines Selbstständigen/einer Selbstständigen.
    • Eine Online-Plattform/Marktplatz als Medium/Dritter auf welcher sich verschiedene Anbieter/Anbieterinnen mit ihren Produkten und Dienstleistungen präsentieren ist kein konkreter Anbieter/keine konkrete Anbieterin.
  • Datum und nach Möglichkeit Uhrzeit des Angebotes oder der Einholung des Angebotes
  • angebotenes Produkt
    • je nach Art des Produktes, dessen wesentliche Merkmale
    • insbesondere jene Merkmale, hinsichtlich derer sich die verschiedenen Angebote unterscheiden, und anhand dessen die Auswahl eines der Angebote erfolgte
  • bzw. angebotene Dienstleistung
    • Art und Beschreibung der Dienstleistung
    • zeitlicher und/oder mengen-bezogener Umfang der Dienstleistung:
      • z.B. bei Referent_innen: Dauer des Vortrages, Workshops, usw. in Minuten oder Stunden, gegebenenfalls Anzahl der Kurseinheiten.
      • z.B. bei Erstellung, Überarbeitung oder Übersetzung einer Broschüre/eines Dokumentes: Anzahl und Format der Seiten der Broschüre/des Dokumentes
      • z.B. bei Erstellung eines Videos: Dauer des Videos in Minuten
    • meistens Datum/Zeitraum mit Uhrzeit der Erbringung der Dienstleistung
    • meistens Ort (bzw. Umstände) der Erbringung der Dienstleistung
    • gegebenenfalls Bedingungen für die Erbringung der Dienstleistung durch den_die Anbieter_in
      • z.B. bei Referent_innen häufiger: Bereitstellung einer Unterkunft und/oder einer Reiseverbindung. Diese sind also nicht mit im vollständigen Preis eingepreist und werden daher zu separaten Posten in der Kalkulation.
        • Es empfielt sich die Referent_innen explizit zu fragen, ob für sie (von dem_der Antragsteller_in) eine Unterkunft und/oder eine Reiseverbindung bereitgestellt werden soll.
        • Die diesbezügliche Angabe muss aus dem Angebotsbeleg eindeutig hervorgehen.
        • Fehlt eine solche, eindeutige Angabe, wird angenommen, dass keine Unterkunft und/oder Reiseverbindung bereitgestellt werden soll und es ist kein Grund ersichtlich, warum es dafür einen Posten in der Kalkulation geben soll.
    • gegebenenfalls Beschreibung der Zuarbeiten als Voraussetzung zur Erbringung der Dienstleistung durch den_die Anbieter_in
      • z.B. Bereitstellung eines Planes, Konzeptes, Skriptes
      • z.B. Teilnahme an gemeinesamen Vorbereitungs- und Planungstreffen
  • vollständiger Preis

vollständiger Preis

Für jeden einzelnen Ausgabeposten wird später bei der Abrechnung nur höchstens soviel ausgezahlt, wie in der Kalkulation veranschlagt. Um alle Kosten tatsächlich zu erfassen und in die Kalkulation und den Vergleich der Angebote einzubeziehen, müssen einige Informationen gegebenfalls unter Mehraufwand in Erfahrung bebracht werden. Zur Ermittlung des vollständigen Preises soll das konkrete Angebot gewissenhaft durchgesehen werden; gegebenfalls auch wieder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), ein FAQ, Vertragsentwurf bzw. Standardvertrag. Eventuell müssen fehlende Informationen aktiv bei dem_der Anbieter_in erfragt werden. (Stichwort: Preistransparenz)

Der vollständige Preis ist immer der Brutto-Preis – also mit Mehrwehrsteuer (MwSt) = Umsatzsteuer (USt). Nur in wenigen Ausnahmen fällt keine Umsatzsteuer an. Bei Lieferungen aus dem außereuropäischen Ausland muss die deutsche Mehrwehrsteuer nachgezahlt werden. In sehr selten Fällen kommen weitere Steuern (wie beispielsweise Kaffeesteuer) und Abgaben (wie beispielsweise die Pauschalabgabe auf Speichermedien) dazu. (Diese sind dann erfreulicherweise doch meist bereits eingepreist.)

Im vollständigen Preis inkludiert ist des Weiteren immer Folgendes: (nicht abschließende Aufzählung)

  • durch den_die Anbieter auf den Kunden/die Kundin umgelegte Kosten
    • Versandkosten, Transportkosten (Spedition)
      • Expressversand und Lieferung sollten prinzipell aus dem Grund der Sparsamkeit vermieden werden. Falls es aber abzusehen ist, dass ein Expressversand/eine Expresslieferung nötig wird, müssen die entsprechend höheren Versand-/Lieferkosten berücksichtigt werden.
    • An- und Abfahrt, Spesen (z.B. Kraftstoff, Tagegeld, Übernachtungen).
      • Falls diese im Nachhinein berechnet werden, müssen diese geschätzt werden.
    • Aufbau, Einrichtung und/oder Abbau
    • Gebühren öffentlicher Körperschaften (zum Beispiel Maut/Vigette).
      • Falls diese im Nachhinein berechnet werden, müssen diese geschätzt werden.
  • Bei Reiseverbindungen gegebenenfalls Kosten für
    • Gepäck und/oder Handgepäck
    • Sitzplatz-Reservierung
    • Check-In (online, am Automaten oder am Schalter)
  • Bei Unterkünften/Übernachtungen und Veranstaltungsorten gegebenfalls
    • Nebenkosten/Betriebskosten für Strom, Heizung, Wasser, Abwasser, Telekommunikation, Müllentsorgung, und so weiter. Diese müssen gegebenfalls geschätzt werden.
    • Kosten für Endreinigung, Sonderreinigung
  • Bei Unterkünften/Übernachtungen gegebenenfalls
    • Kurtaxe / Übernachtungssteuer / Beherbergungssteuer / Hotelsteuer
  • Bei Veranstaltungsorten gegebenfalls Kosten für
    • haus-eigene Technik, Einrichtungsgegenstände, Sportgeräte, Geschirr & Besteck, und so weiter, Verbrauchsmaterial für Selbiges
    • anwesendes, haus-eigenes Personal zum Beispiel Techniker_innen, Sicherheitskräfte, Brandwache
    • haus-eigenes Catering/Bufett
  • Bei Leihen bzw. Vermietungen von Gegenständen (z.B. Geräte, Zelte, Mietwagen)
  • gegebenenfalls Zusatzkosten für die Rückgabe der Mietsache an einem anderen Ort (als den Ort der Abholung)
  • Reinigung, gegebenfalls Sondereinigung
  • Kosten für inkludierte/mit abgeschlossene Versicherungen (zum Beispiel Reisekosten-Rücktritts-Versicherung)
  • Kosten für eine („äußere“ Kosten)
    • bestimmte Art von Ticket (zum Beispiel Papier-Ticket gegen Online-Ticket gegen Handy-Ticket)
    • bestimmte Vertriebsart (zum Beispiel online gegen am Automaten gegen am Schalter)
    • bestimmte Zahlungsart (zum Beispiel Online-Bezahldienst gegen Kreditkarte gegen Überweisung gegen Bar-Zahlung)
    • Zahlung in einer anderen Währung als den Euro (Zum Beispiel könnte ein_e US-amerikanische_r Anbieter_in für die Zahlung in Euro zusätzliche Kosten auf den Kunden/die Kundin umlegen.)
  • Service-Pauschalen und Bearbeitungsgebühren
  • Zollabgaben bei der Einfuhr von Waren aus dem EU-Ausland
  • besondere Steuern und Abgaben
  • und Ähnliche

Wenn eine der obigen Kosten selbst zu bezahlen sind, dann müssen als diese selbstständige Ausgabeposten in der Kalkulation aufgeführt werden – auch wenn ihre Notwendigkeit die Bedingung für die Erbringung einer Dienstleistung sind. Zum Beispiel könnten ein_e Referent_in von weit außerhalb verlangen, dass ihm_ihr eine Hotelübernachtung zur Verfügung gestellt wird. Die Hotelübernachtung ist dann ein separater Ausgabe-Posten neben dem Posten für das Honorar des_der Referent_in.

Zu beachten ist auch, dass der vollständige Preis auch vom Folgenden abhängig sein kann: (nicht abschließende Aufzählung)

  • dem Zeitpunkt der Buchung/Reservierung (z.B. Frühbuchungs-Rabatt)
  • dem Zeitpunkt der Lieferung des Produktes bzw. der Erbringung der Dienstleisung (z.B. Expresszuschlag)
  • der Saison (z.B. bei Unterkünften, Reiseverbindungen und Frischwaren, Lebensmitteln)
  • dem Ort/Land der Lieferung des Produktes bzw. der Erbringung der Dienstleistung
  • dem Alter der Kunden/Kundinnen (z.B. bei Mietfahrzeugen Jungfahrer_in-Gebühr)
  • einer Vermittlung zwischen dem Kunden/der Kundin und dem_der Anbieter_in (z.B. bekanntes Buchungsportal/bekannter Online-Marktplatz gegen eigene Webseite)
  • der individuellen Beziehung zwischen Kunde/Kundin und Anbieter_in (z.B. Exklusiv-Angebot, Gutschein von einem vorherigen Kauf, kundenspezifische Preisliste, Rahmenvertrag, Preis als Verhandlungssache)

Vom vollständigen Preis exkludiert ist immer Folgendes (nicht abschließende Aufzählung)

  • Kautionen, Pfand Diese müssen rausgerechnet werden.
  • Selbstbeteiligungen bei Versicherungen

Diese Kosten werden überhaupt nicht in der Kalkulation berücksichtigt. Kautionen und Pfand werden auch nicht bei den Einnahmen berücksichtigt, da immer angenommen wird, dass diese vollständig wieder reinkommen. Auch ist es so einfacher die Kaution (anderweitig) auszulegen und auch dann einfacher in der Abrechnung.

Bei Preisen, die nicht in Euro (Fremdwährung) angegeben sind, müssen diese nach aktuellem, allgemeinen Wechselkurs in Euro umgerechnet werden. Der genutzte Wechselkurs muss mit Datum und Uhrzeit angegeben werden. Innerhalb eines Finanzantrages soll für eine Fremdwährung nur ein Wechselkurs verwendet werden.

Nachbereiten eines Finanzantrages

Gegebenenfalls müssen Änderungen an dem Finanzantrag, welche während der Befassung des Antrages vorgenommenen wurden, eingearbeitet werden. Dies können Änderungen hinsichtlich des Antragstextes, der Höhe einzelner Ausgabe-Posten und der Antragssumme sein. Diese Änderungen bitte transparent vornehmen und kenntlich machen.

Falls noch nicht bereits im Vorfeld der Sitzung des behandelnden Gremiums geschehen (wie es sein muss) muss der Finanzantrag unverzüglich analog/in Papierform, vollständig und wo nötig unterschrieben an den StuRa versendet werden – vorzugsweise per Post.

Nach der Sitzung und nach Erhalt des analogen Finanzantrages in Papierform wird vom StuRa ein Zuwendungsbescheid (zur Beurkundung der Förderung und mit weiteren Hinweisen) erstellt und an den_die Antragsteller_in versendet.

Anschließend muss Folgendes getan werden: (hier nur in sehr kurzer Form!)

  • Sammeln und sorgfältiges Aufbewahren aller Belege für die Abrechnung (siehe Hinweise dort)
  • Vorbereiten der Abrechnung
  • Ausmachen eines Termines zur Abrechnung
  • Begleiten der Abrechnung

Beratung für einen Finanzantrag

Abrechnung eines Finanzantrages

  • aktuell: Beachtet den Hinweis der Geschäftsführung
  • Vor der Abrechnung eines Finanzantrages beachtet bitte unbedingt die Hinweise zur Abrechnung von Finanzanträgen. Bitte erstellt eine Excel-Tabelle (Vorlage) zur Abrechnung und sendet diese mit einer Terminanfrage an das Referat Finanzen und Projektförderung unter abrechnung (at) stura.tu-dresden.de
  • Bei Fragen zu Finanzen und Buchhaltung erreicht ihr Frau Dunst unter: +49 351 463-32043 oder unter angelika.dunst (at) stura.tu-dresden.de
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